1、写外贸函电的接受订单信件
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2、进出口合同怎么书写
外贸进出口合同怎么写？要从哪些方面去写，一起来看看小编今天的分享吧。
外贸进出口合同主要内容包括：1、甲方和乙方的基本身份信息；2、简介外贸基本情况；3、合同期限及标的物验收标准：4、标的物的金额及支付方式；5、标明其他费用；6、双方的权利和责任；7、违约条款；8、争议解决方式；9、合同生效方式。
外贸进出口合同【篇一】
甲方：
乙方：
双方一致同意按下列条款签订本合同。
第1条定义
1.1产品：本合同中所称“产品”，系指由甲方制造并以其商标销售的(产品名称)和随时经双方以书面同意的其他商品。
1.2地区：本合同中所称“地区”，系指_________国_________.
1.3商标：本合同中所称“商标”系指(商标全称)_________.
第2条委任及法律关系
2.1委任：在本合同有效期内，甲方委任乙方作为其代理，以便在“地区”获致“产品”的订单。乙方愿意接受并承担此项委托。
2.2法律关系：本合同给予乙方的权利和权力只限于给于一般代理的权利和权力，本合同不产生其它任何关系，或给予乙方以代表甲方或使甲方受其它任何合同约束的任何权利，特别是，本合同并不构成或委派乙方为甲方的代表，雇员或合伙人。双方明确和理解并同意，在任何情况下，乙方可能遭受的任何损失，不论部分或全部，甲方均不承担责任。
2.3指示：乙方应严格遵守甲方随时发来的指示。由于乙方超越或违背甲方指示而造成的任何索赔、债务和责任，乙方应设法保护甲方利益并赔偿甲方因此而遭受的损失。
第3条甲方的责任
3.1广告资料：中方应按实际成本向乙方提供合理数量的“产品”样品、样本、价目表、广告宣传用的小册子及其他有关“产品”推销的辅助资料。
3.2支付推销：甲方应尽力支持乙方开展“产品”的推销;甲方不主动向乙方代理“地区”的其他客户发盘。
3.3转介客户：除本合同另有规定外，如“地区”其他客户直接向甲方询价或订购，甲方应将该客户转介乙方联系。
3.4价格：甲方提供乙方的“产品”价格资料，应尽可能保持稳定，如有变动应及时通知乙方，以利推销。
3.5优惠条款：甲方提供乙方获致订单的条款是惠的。今后如甲方向“地区”其他客户销售“产品”而提供比本合同更有利条件时，甲方应立即以书面通知乙方，并向乙方提供比此项更有利的条件。
3.6保证：甲方担保凡根据本合同出售的“产品”如经证实在出售时质量低劣，并经甲方认可，则甲方应予免费修复或调换。但此项免费修复或调换的保证，以“产品”在出售后未经变更或未经不正确地使用为限。除上述保证外，甲乙双方均同意不提供任何其它保证。
第4条乙方的责任
4.1推销：乙方应积极促进“产品”的推销，获取订单，并保持一个有相当规模和足够能力的推销机构，以利“产品”在“地区”的业务顺利开展和扩大。
4.2禁止竞争：乙方除得到甲方书面同意外，不应制造、购买、获取订单、或协助推销与本合同“产品”相同或类似的其他国家商品，或将本合同内“产品”转销其他国家和地区。
4.3最低销售额：在本合同有效期间的第一个十二个月内，乙方从“地区”客户获得的“产品”订单，总金额应不少于_________元。以后每十二个月递增百分之十五。
4.4费用：在本合同有效期内，乙方应承担在“地区”推销和获取“产品”订单的全部费用，如电报费、旅费和其他费用，本合同另有规定者除外。
4.5“产品”价格与条件：乙方保证按照甲方在本合同有效期内随时规定的价格和条件进行推销。在获取订单时，乙方应充分告知客户，甲方的销售确认书或合同内的一些条款以及任何订单均须经乙方确认接受后方为有效。乙方收到的“产品”订单，应立即转给甲方以便予以确认或拒绝。
4.6督促履约：乙方应督促买户严格按照销售确认书或合同的各项条款履约，例如及时开立信用证等等。
4.7市场情况报导：乙方应负责每月(或每季)向甲方提供书面的有关“产品”的市场报导，包括市场上同类产品的销售情况、价格、包装、推销方式、广告资料、客户的反应和意见等。如市场情况发生重大变化时，乙方应及时以电报通知甲方。
第5条佣金
5.1佣金率及支付方式：凡经乙方获得并经甲方确认的订单，甲方在收妥每笔交易全部货款后，将按发票净售价付给乙方百分之_________佣金。为了结算方便，佣金每月(季)汇付一次。如有退货，乙方应将有关佣金退还甲方。
5.2计算基础：上述“发票净售价”系指甲方开出的“产品”发票上的总金额(或毛售价)减去下列费用后的金额，但以这些费用业经包括在毛售价之内者为限：
(1)关税及货物税，
(2)包装、运费和保险费，
(3)商业折扣和数量折扣，
(4)退货的货款，
(5)延期付款利息，
(6)乙方佣金。
5.3甲方直接成交的业务：凡乙方“地区”的客户，虽已了解甲乙双方的贸易关系，或经甲方转介与乙方，但仍坚持与甲方直接交易，则甲方有权与之成交，保留百分之_________佣金与乙方，并将此项交易作为本合同第4.3款最低销售额的一部分。
如乙方“地区”的客户在中国访问期间(包括参加在中国举办的各种交易会)与甲方达成“产品”的交易，目的港为乙方代理“地区”者，甲方有权接受其订单，但不为乙方保留佣金，亦不计入上述最低销售额。
5.4超额佣金：如乙方在本合同有效期内积极推销“产品”并超额完成年度最低销售额(按实际出运金额计算)，甲方对超额部分除支付规定的佣金外，应另付乙方奖励佣金：(1)超额百分之五十时，奖励佣金为百分之_________;(2)超额百分之一百及以上时，奖励佣金为百分之_________.奖励佣金在年度终了由甲方结算后一次汇付乙方。
第6条合同有效期
本合同有效期为_________年，期满自动失效。如双方同意延续本合同，任何一方应在期满_________天前用书面通知对方以便相互确认。
第7条合同的终止
7.1终止：合同双方应认真负责地执行各项条款。在下列条件下，每一方得以书面通知另一方立即终止本合同或取消其中某一部分：
(1)如一方未能履行本合同的任何一项义务，而此项违约在接到另一方书面要求纠正的通知后_________天内又未能加以纠正;
(2)如一方自动或被迫申请宣告破产，自动或被迫申请改组、清理、解散、或对该方指定了产业管理人;
(3)如发生违反本合同第8条有关商标使用或注册的情况;
(4)如发生本合同第9条不可抗力事由，一方在超过_________天期限后仍无法履行其义务时。
7.2终止的影响：本合同的终止并不解除双方按照本合同规定业已产生但未了结的任何债务。凡在合同终止前由于一方违约致使另一方遭受的损失，另一方仍有权提出索赔，不应受终止本合同的影响。
乙方特此声明：由于终止本合同而引起的损害，乙方放弃要求补偿或索赔，但终止本合同前甲方应付乙方的应得佣金仍应照付。
第8条商标
甲方目前拥有和使用的商标、图案、及其他标记，均属甲方产权，未经甲方特别以书面同意，乙方均不得直接或间接地、全部或部分地使用或注册。即使甲方特别以书面同意乙方按某种方式使用，但在本合同期满或终止时，此种使用应随即停止并取消。
关于上述权利，如发生任何争议或索赔，甲方有权立即单方面取消本合同并且不承担由此而产生的任何责任。
第9条不可抗力
任何一方由于人力不可抗拒事由，以致直接或间接地造成任何迟延或无法履行本合同全部或部分条款时，另一方不得提出索赔要求。此类事由包括：水灾、火灾、风灾、地震、海啸、雷击、疫病、战争、封锁、禁运、扣押、战争威胁、制裁、、电力控制、禁止进口或出口、或其它非当事人所能控制的类似原因、或双方同意的其它特殊原因。
有关一方应在事故发生后_________天内以书面通知另一方，并提供当地有关机构的证明文件，证明不可抗力事故的存在。
第10条仲裁
凡有关合同或执行本合同而发生的一切争执，双方应通过友好协商解决。如协商不能解决，双方同意提交中国国际经济贸易仲裁委员会按该会的仲裁规则进行仲裁。仲裁裁决是终局的，对双方都有约束力。任何一方不得再以诉讼或其他方式向法院或其它机构申请变更。仲裁费用由败诉一方负担，仲裁裁决另有规定者按照规定办理。
第11条转让
要合同任何一方在未经征得另一方书面同意之前，不得将本合同规定的任何权利和义务转让给第三者。任何转让，未经另一方书面明确同意，均属无效。
第12条合同生效及其他
12.1生效日期：本合同自双方签字之日起立即生效。
12.2未尽事宜：本合同如有未尽事宜须加补充或修改时，应以书面提出并经双方正式授权的代表签署后方能生效。
12.3标题：本合同各项条款的标题仅为方便而设，不应限制或影响合同中任何条款的实质。
12.4全部合同：本合同系双方关于本合同主题的全部合同和谅解。除本合同有明文规定者外，以前其它有关本合同主题的任何条件，声明或保证，不论是以书面或口头提出的，对双方都无约束力。
12.5正式文本：本合同及附件以中文和英文缮就，每种文本有二正二副，签署后双方各执正副本各一份，两种文本具有同等效力。
12.6政府贸易：本合同不适用于双方政府之间的贸易或甲方与乙方政府之间达成的交易，亦不适用于易货贸易或投标交易。
甲方(盖章)：_________乙方(盖章)：_________
代表(签字)：_________代表(签字)：_________
_________年____月____日_________年____月____日
签订地点：_________签订地点：_________
外贸进出口合同【篇二】
________公司(以下简称卖方)与________公司(以下简称买方)订立合同如下：
第一条合同
卖方卖出、买方购入商品。商品应符合下文第四条中所确定的清单no1。该清单为本合同的附件，是本合同不可分割的组成部分。
第二条价格和合同总金额
在清单no1中所载明的商品价格，以美元计价。本合同总金额为__________。商品价格包括抵____的一切费用，同时包括在买方国境外预付的包装、标记、保管、装运、保险的费用。
第三条供货期限和日期
商品应在卖方银行通知保兑的、与第二条所列金额相符的有效信用证时起60天内从公司运往________。
卖方有权提前供货，也有权视情况一次或几次供货。
第四条商品品质
商品品质和数量由买卖双方以书面协议确定，在本合同附件清单no1中载明。清单no1附在本合同上(见第一条)。
第五条包装和标记
商品包装应符合规定的标准和技术条件，保证货物在运输中完好无损。
每件货物上应有以下标记：
________到达站名称;
________卖方名称;
________买方名称;
________货件号;
________毛重;
________净重：体积(用立方米表示)。
第六条支付
买方应在本合同签订后20个工作日内开立以卖方为受益人、不可撤销的、可分割的、可转让的跟单信用证。该信用证的总金额在合同第二条中载明，其有效期至少80天。
信用证由卖方选择的、法律上承认的________银行开立并确认。以信用证付款凭卖方向银行提交以下单据进行：
________发票一式三份;
________全套买方名义下的运输单;
________包装单一式三份;
________本合同副本;
________在买方国境内的一切银行费用由买方负担，在买方国境外的一切费用由卖方负担。
第七条商品的交接
所有商品应由检查人员进行必要的数量和品质检查。
检查人员的结论是最终结论，买卖双方不得对此有争议。
余下部分买方可以拒收和退还，买方应单独保管其拒收的商品，并对此承担责任，便于卖方、供货人和检查人员进行可能的检查。如果确定拒收成立，对商品的责任自动转移给卖方，由卖方自行决定商品的处理，商品的保管费由供货人支付。
第八条保险
根据上文第二条由________对商品在运抵________港之前进行保险。
第九条品质保证
商品品质应符合清单no1。买方没有义务接收不符合清单no1的商品。买方可以不加解释和不出示证据退还未被接收的商品(见下文第十条)。
根据下文第十条，卖方应在收到买方理由充分的索赔时起30天内如数更换未被接收的商品，以保证完全按照本合同规定运送货物。
第十条索赔
商品运到时，买方有权就商品的数量向卖方提出索赔(见第七条)，反之，买方接收共同指定的检查员确定的数量的商品。买方可以就商品品质不合格向卖方提出索赔。所有运抵的商品如果没有以适当的方式拒收或退回，都被认为买方已经接收。
有充分理由退还的拒收商品都被认为卖方供货不足，同时免除对买方就拒收商品的支付或赔偿提出任何异议。检查员最终确定有充分理由拒收和退回商品的数量。
在商品原封不动或无损坏退还卖方的情况下，未超出检查员确定的界限的商品的拒收，无需经商品不合格证明，在规定的期限内，根据必需的手续，应由卖方无条件承认。买方索赔函用挂号信寄给卖方。就某一批商品提出索赔，不能成为双方拒收和拒付根据本合同所规定的其他供应商品的理由。
第十一条不可抗力
出现不可抗力，即火灾、自然灾害、封锁、禁止进出口和其他合同双方人力不可抗拒的情况造成合同某一方不能完全或部分履行合同义务时，按不可抗力与其后果存在的时间推迟履行合同义务。
如果上述情况与其后果持续达三个月以上，任何一方都有权拒绝履行本合同项下的义务。在此情况下，任何一方都无权要求补偿可能的损失。
由不可抗力造成不能履行合同义务的一方应尽快将妨碍履行义务的不可抗力的出现和终止情况通知另一方。由卖方或买方国有关商会出具的证明是上述不可抗力情况出现的必需证明。
第十二条罚则
如违反本合同规定的货物抵达期限，卖方应向买方支付罚金。罚金数额规定如下：
1.在最初三周内每过期一个日历周支付未交商品总金额的1%;
2.以后每过期一个日历周支付未交商品总金额的2%，但罚金总额不能超过未交商品总金额的15%。
第十三条其他条件
任何一方在没有征得另一方书面同意的情况下不得将自己对本合同的权利和义务转让给第三者。
对合同的一切修改和补充意见只有以书面形式形成并经双方签字后才有效。
在买方国境内的一切费用和规费，包括海关规费和关税，与订立、履行本合同有关的费用，由买方承担，在买方国境外，则由卖方承担。
本合同用________两种文字书就，两种文本具有同等法律效力。
第十四条仲裁
由本合同派生或与本合同有关的一切争议和分歧由国际仲裁机构审理。
第十五条双方法定地址
卖方：________________________________
地址：____________邮码______电话_____
买方：________________________________
地址：____________邮码______电话_____
外贸进出口合同【篇三】
签约地点：______________
日期：__________________
甲方：________地址：__________电话：__________传真____________
乙方：________地址：__________电话：__________传真____________
根据平等互利原则，______________有限公司与______________有限公司友好协商特约签定本合同。
一、双方承诺：由乙方提供不作价设备______美元(港币)给甲方用于加工生产______之用，(详见设备清单)。产权归乙方所有。使用期限为______年，在监管期限内，不得擅自在境内销售、串换、转让、抵押或者移作他用。到期后如不续签，则由甲方协助乙方申报海关核准后处理。乙方以免费方式提供设备，不需甲方办理付汇进口，也不需用加工费或差价偿还设备款。
二、甲方向乙方购买原料、辅料
??
三、甲方供乙方制成品的数量及金额
??
四、乙方供料于____________________起运抵_______________
甲方制成品于_________________日前运往______________
五、运输方式及运费用
_______________________________________________________
六、保险费负担
______________________________________________________
七、付款方式
_____________________________________________________
八、包装要求
_____________________________________________________
九、仲裁：因执行本合同所发生的争议或与本合同有关的一切争议，双方应通过友好协商解决，如果协商不能解决，应提交中国国际贸易促进委员会根据该会仲裁程序进行仲裁，仲裁裁决为最终裁决，对双方都有约束力。
十、本合同一式八分，由签字双方各执一分，其余六分报送有关部门备案。
甲方(盖章)：__________________
乙方(盖章)：__________________
外贸进出口合同【篇五】
外贸合同Contract
编号：No：
日期：Date：
签约地点：Signedat：
卖方：Sellers：
地址：Address：邮政编码：PostalCode：
电话：Tel：传真：Fax：
买方：Buyers：
地址：Address：邮政编码：PostalCode：
电话：Tel：传真：Fax：
买卖双方同意按下列条款由卖方出售，买方购进下列货物：
.
1货号ArticleNo.
2品名及规格Description&Specification
3数量Quantity
4单价UnitPrice
5总值：
数量及总值均有_____%的增减,由卖方决定，外贸出口合同。
TotalAmount
With_____%.
6生产国和制造厂家
7包装：Packing：
8唛头：ShippingMarks：
9装运期限：TimeofShipment：
10装运口岸：PortofLoading：
11目的口岸：PortofDestination：
12保险：由卖方按发票全额110%投保至_____为止的_____险。
Insurance：Tobeeffectedbybuyersfor110%offullinvoicevaluecovering_____upto_____only.
13付款条件：
买方须于_____年_____月_____日将保兑的，不可撤销的，可转让可分割的即期信用证开到卖方。信用证议付有效期延至上列装运期后15天在中国到期，该信用证中必须注明允许分运及转运。
Payment：
Byconfirmed,irrevocable,transferableanddivisibleL/___/___/_____fshipment.TjeL/.
14单据：Documents：
15装运条件：TermsofShipment：
16品质与数量、重量的异义与索赔：Quality/QuantityDiscrepancyandClaim：
17人力不可抗拒因素：
由于水灾、火灾、地震、干旱、战争或协议一方无法预见、控制、避免和克服的其他事件导致不能或暂时不能全部或部分履行本协议，该方不负责任，合同范本《外贸出口合同》(http://www.unjs.com)。但是，受不可抗力事件影响的一方须尽快将发生的事件通知另一方，并在不可抗力事件发生15天内将有关机构出具的不可抗力事件的证明寄交对方。
ForceMajeure：
partofthisagreementetoflood,fire,earthquake,draught,,controlled,.However,currence.
18仲裁：
在履行协议过程中，如产生争议，双方应友好协商解决。若通过友好协商未能达成协议，则提交中国国际贸易促进委员会对外贸易仲裁委员会，根据该会仲裁程序暂行规定进行仲裁。该委员会决定是终局的，对双方均有约束力。仲裁费用，除另有规定外，由败诉一方负担。
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进口应该分为一般贸易进口和进料加工企业的进口这两种方式。
首先说一下一般贸易进口。一般贸易进口，首先要确定付款方式，是T/T呢，还是L/C呢，如果是L/C，那就要先开证，等开完信用证后，确定进口的船期，等船到以后。开始进行进口的操作。
1.首先是要得到国外客户的提单，发票、箱单，如果是从韩国和日本进口货物的话，还必须要有非木质包装证明。
2.首先要那提单到船公司去换单，也就是拿提单去从船公司换回该批货物的提货单，也就是舱单。上面有你们公司进口货物的详细的船务信息。
3.需要提前做商检的进口货物，还要到商检局做商检，实际上换单和商检应该提前进行。如果进口的货物不需要商检，那就不用了。实际上你进口的货物需要不需要商检你让你们的货代帮你查一下就知道了，也可以自己查，通过商品编码书。
4。等换完单以后，如果需要上见得也进行商检了，那填好进口报关单给货代进行报关，报关所要用的资料是：发票、箱单、从船公司换回的提货单、报关委托书、进口货物报关单、如果需要商检的还有商检证。
5.一般贸易进口货要交进口关税的，所以，为了加快进口通关的力度，最好是开一张口头的支票，（不过这种方式一办企业的财务不会答应的）等海关打出缴款书以后，就要开支票。一般进口货物给海关的关谁都要用支票交的。交关税一般是到中国银行，等交完关税以后，银行会给你在缴款书上面盖银行的章。
6.把交款书交给货代，让后由货代给海关通关放行。这就是一般所说的一次放行。
7.海关收到关税以后会在提货单上盖海关的放行章，拿着这个提货单到船公司所在的码头提货。（这就是一般所说的二次放行）
进料加工贸易的进口，其大体的程序差不多。唯一不同的是要先办手册。（关于手册的办理有空再另辟主题）分为进料加工手册和来料加工手册。报关的时候要用加工贸易的手册，再加上一般贸易几口所需的资料进行报关。
再就是缴关税，因为有手册，所以如果你进口的货物是免税的，只缴保证金，有的是需要缴全额的也就是100％的保证金，有的只缴100元的保证金。这些保证金等你的手册上面的所有进口料件核出口成品都出完了，那就要核销，核销完了你缴的保证金会一分不少的退回给你。和一般贸易所交的关税的操作程序一样。只不过一个是关税，一个是保证金。
收货人预备进口单据→换单→报检→报关→办理设备交接单→提箱→提货
外贸出口单证流程是整个外贸工作的核心。新手通过学习单证，可以很清晰地将整个外贸环节串联起来。
做了几年外贸，我对于出口方面比较熟悉，也有一些心得体会。现在将外贸出口单证流程部分拿出来给大家分享一下，之前的业务部分，也就是客户询盘，业务部门报价，而后拿到订单，经过外贸公司的审核，通过，下订单给工厂的部分我就不多说了，那些步骤大同小异。我现在来说说货品备好后，准备出货时涉及到的外贸出口单证流程的部分。
1 确定这个合同的收汇方式
——如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后需业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人修改L/C。
——如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。
——如果是远期L/C, D/A等条款收汇方式的客户，需经总经理确认批准。
2 验货，并拿到验货合格的报告。
——在交货期前一周，要通知公司验货员验货(部门跟单员跟进)。
——如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知外贸部。
——如果客人指定由第三方验货公司或公证行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。
完成验货后，要拿到验货合格报告，要是不合格，就要通知工厂改进货品或重新生产等等。
3制做基本文件和单证:
在收到客户正式的订单时，应制作出口合同, 出口商业发票,装箱单，出口货物托运单,核销单, 报关单, 报关委托书, 报验委托书(工厂的外贸人员还需要准备: 商检换证凭单,纸箱检验单) 等文件.
4商检：
如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同，发票, 装箱单等商检所需资料。而且要告诉工厂产品的出口口岸，便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。
5租船订仓：
——如果跟客人签定的合同是FOB CHINA条款，通常客人会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期7天之前向货运公司发出书面定仓通知，通常在开船5天前可拿到进仓单。
——如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸等。经比较，选择价格优惠，信誉好，到港时间准时,船期时间合适的船公司，并告诉业务员通知客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前一周书面定仓，程序同上。
——如果货物不够一个小柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位。拿到进仓单时，还要了解截关时间，入仓报关要求，等内容。
——向运输公司定仓时，一定要传真书面出口货物托运单，注明所定船期，柜型及数量，目的港等内容，以避免差错.
6．安排拖柜：
——货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜，装柜。拖车公司应选择安全可靠，价格合理的公司签定协议长期合作，以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料：定仓确认书/装柜图纸，船公司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址，报关行，及装船口岸等。如果有验货公司监装柜，要专门声明，不能晚到。并要求回传一份装柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联系电话等. 如是船公司直接安排拖车，以上工作都不用做，直接约定装柜日期即可。
——传真一份装车资料给工厂，列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。
——要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部，列明货柜离厂时间、实际装货数量等，并记下装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住封紧锁上.
7委托报关：
在拖柜前要将报关所需资料（出口发票，装箱单，核销单，报关单等，以及客户或海关要求的证明文件）交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间（船截关前）。委托报关时，应提供一份装柜资料，内容包括所装货物及数量，口岸，船公司，定仓号，柜号，船开截关时间，拖车公司，柜型及数量，本公司的联系人和电话地址等。
8获得运输文件：BILL OF LOADING 提单
——最迟在开船后两天内，要将提单补充内容(如果需要修改的话)传真给船运公司或货运代理。提单补充内容要按照L/C或客人的要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司随同提单出的船证明等。
——督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后，向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的，要先传真提单样板给客人，得到确认后再要求船公司出正本。
——及时支付运杂费，付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。
——如果客户是做FOB条款的, 应该及时通知客户保险,并将提单副本传真给他.
提单是外贸出口单据流程里很重要的一环，对于船公司来说，提单是客人提取货物的唯一凭证。一定要仔细核对。核对完毕的正本提单最好是清洁提单。
9准备其他文件
——商业发票Commercial Invoice 或者NVOICE：L/C 要求提供的文件中，对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在开证日之后，交货期之前。发票中的货物描述要与L/C上的完全相同，小写和大写金额都要正确无误。L/C上对发票的条款应显示出来，要显示唛头。如果发票需办理对方大使馆认证，一般要提前20天办理。
——FORM A普惠制原产地证：FORM A 原产地证要在发货之前到当地商品检验局申办。需注意的是运输日期要在L/C 的交货期和开船日之前，在发票日期之后。未能在发货之前办理的，要办理后发证书，需提供报关单，提单等文件。经香港转运的货物，FORM A证书通常要到香港的中国商检公司办理加签，证明未在港对货物进行再加工。
—— 一般原产地证CERTIFICATION OF ORIGINA：一般原产地证可在中国贸易促进会办理，要求低一些。可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签，也和发票一样要提前20天办理。
——装运通知SHIPPING ADVICE：一般是要求在开船后几天之内，要通知客人发货的细节，包括船名，航班次，开船日，预计抵港日，货物及数量，金额，包装件数，唛头，目的港代理人等。有时L/C要求提供发送证明，如传真报告书，发函底单等，注意按客人要求的时间内办理。
——装箱单PACKING LIST：装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量，每箱的毛重，净重，外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号，以便于客人查找。装箱单的重量，体积要与提单相符。
以上单证，以客人要求为准，客人不要求的可以不办，客人如果要求特殊的证明材料，如有的客人要求提供受益人声明（BENEFICIARY CERTIFICATION）要及时按照要求给予办理。
10 交单：
——采用L/C收汇的，应在规定的交单时间内，备齐全部单证，并严格审单，确保没有错误，才交银行议付。
——采用30% deposit,T/T收汇的，在取得提单后马上传真提单给客人付70%余款，确认收到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。
——如果100%T/T收汇的，要求收全款货款才能做货的，要等收款后再安排生产。拿到提单后可立即寄正本提单给客人。
交单收汇的原则：如果是T/T方式,那要先收到所有货款再放单给客户，也就是先收汇，再放单；如果是L/C方式，那要在规定时间内，按照信用证要求制单，审单，并将所有信用证要求的单据交到客户指定银行进行议付。
11业务登记：
每单出口业务在完成后要及时做登记，包括电脑登记及书面登记，便于以后查询，统计等。
12文件存档：
所有的外贸单证、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。
按照以上的顺序，外贸出口单证流程就完成了，如果是作为助理，或想控制出口费用成本，单证员平时应注意收集海空运价,船期，航线等信息，为业务员的报价提供帮助.外贸的起步阶段做跟单,熟悉流程和产品,积累了经验就可以做业务,开发市场。
5、外贸发货单格式怎么做？
一、外贸发货单由外贸业务员制作，是仓库的出货凭证，仓库管理人员根据外贸发货单，安排装柜或安排发货到指定地点。因此发货单上，要注明送货地址、送货地接收人、联系方式、装柜要求、订单号码、货物明细、数量、包装尺寸、运输费用、出货日期、要求到达日期、以及其他需要向仓库交代的特殊要求等。
二、外贸发货单格式参考如图。
6、在外贸中样板单指的是什么？
样板单就是样品单，样品单(Sample Orders)客户希望相关企业能做出以前从未做过的东西，向相关企业发出样品订单，选择满意的企业，其中根据协商，样品订单分为收费和不收费的，大部分是需要收费的!相对一般订单来说，对样品形状，重量，BOM结构等有严格要求!