1、商务英语书信
一、格式介绍
商务英语书信(Business or Commercial English Correspondence)是指交易时所使用的通信。它包括书信、电报、电话、电传、报告书、明信片等。商务英语书信，一般都要求用打字机或电脑整齐地打印，左边各行开头垂直的，称为垂直式或齐头式(Block style)，美国常用这种格式;每段的第一个词缩进去，称为缩进式或锯齿式(indented style)，英国常用此格式。垂直式的职务及签名都在左边的边栏界线，这种格式，在极度尊重工作效率的美国公司，已普遍采用。
1、信头(Heading)
指发信人的姓名(单位名称)、地址和日期。一般公函或商业信函的信纸上都印有单位或公司的名称、地址、电话号码等，因此就只需在信头下面的右边写上写信日期就可以了。英文地址的写法与中文完全不同，地址的名称按从小到大的顺序：第一行写门牌号码和街名;第二行写县、市、省、州、邮编、国名;然后再写日期。关于标点符号，一般在每一行的末尾都不用，但在每一行的之间，该用的还要用，例如在写日期的时候。日期的写法，如1997年7月30日，英文为：July 30，1997(最为普遍);July 30th，1997;30th July，1997等。1997不可写成97。李山
2、信内地址(Inside Address)
在一般的社交信中，信内收信人的地址通常省略，但是在公务信函中则不能。将收信人的姓名、地址等写在信头日期下方的左角上，要求与对信头的要求一样，不必再写日期，称为信内地址(Inside address)。信内地址的写法也有垂直式和缩进式之分，垂直式或称美国式将各行并列，缩进式或称英国式岁扰明将各行依次退缩。此外，在美国还流行一种普通收信人地址的写法，就是在书信的Inside Address中，把门牌号和街名都省略掉。
3、称呼(Salutation)
是写信人对收信人的称呼用语。位置在信内地址下方一、二行的地方，从该行的顶格写起，在称呼后面一般用逗号(英国式)，也可以用冒号(美国式)。
(1)写给亲人、亲戚和关系密切的朋友时，用Dear或My dear再加上表示亲属关系的称呼或直称其名(这里指名字，不是姓氏)。例如：My dear father，Dear Tom等。
(2)写给公务上的信函用Dear Madam，Dear Sir或Gentleman(Gentlemen)。注意：Dear纯属公务上往来的客气形式。Gentlemen总是以复数形式出现，前不加Dear，是Dear Sir的复数形式。
(3)写给收信人的信，也可用头衔、职位、职称、学位等再加姓氏或姓氏和名字。例如：Dear Prof. Tim Scales, Dear Dr.John Smith。在英文书信中要使用敬语，最普遍的敬语是Mr, Mrs和Miss(用于未婚女性)。英国人常在男性的姓名之后用Esq. (Esquire的缩写)，不过在商业上也在慢慢地改用Mr. Mmes.(Madam的复数形式)，用于二个女士以上。Messrs(Mr的复数形式)用于二个以上的男人，或用于二个以上的男人组成的公司或团体。在英国式英文信里，Mr, Mrs, Messrs，均不加缩写句点，相反地趋向于进步自由的美语反而加缩写句点如Mr., Mrs., Messrs.。
4、正文(Body of the Letter)
正文的位置在称呼语下面隔一行，是信的核心部分。因此要求正文层次分明、简单易懂。和中文信不同的是，正文中一般不用Hello!(你好!)正文有缩进式和齐头式两种。每段书信第一行的第一个字母稍微向右缩进些，通常以五个字母为宜，每段第二行从左面顶格写起，这就是缩进式。但美国人写信各段落往往不用缩进式，用齐头式，即每一行都从左面顶格写起。商务信件大都采用齐头式的写法。
5、结束语(Complimentary Close)
在正文下面的一、二行处，从信纸的中间乎告偏右处开始，第一个词开头要大写，句末用逗号。不同的对象，结束语的写法也不同。
(1)写业务信函用Truely yours(Yours truely)，Faithfully yours(Yours faithfully)等;
(2)对上级、长辈用Yours obediently(Obediently yours)，Yours respectfully(Respectfullyyours)等。
书信结尾客套语(complimentary close)有多种，相当于我国书信在结尾时使用的"敬礼"、"致敬"、"顺安"等句。最为典型的美国式写法是Sincerely和Best regards，典型的英国式表达有Yours sincerely(熟人或知道对方姓名)，Best wishes, kind regards 和yours faithfully(不知姓名)。
6、签名(Signature)
低于结束语一至二行，从信纸中间偏右的地方开始，在结束语的正下方，在签完名字的.
下面还要有用打字机打出的名字，以便识别。职务、职称可打在名字的下面。
二、格式模板：
1. 全齐头式(full block style)
全齐头式的英文书信，要求将信头、收信人的姓名、信内地址等以及正文(包括每段起行)、结束语和签名均靠左边齐头对齐
2. 齐头式(block style)
齐头式的英文书信， 除了信头、结束语和签名放在右边外，要求将收信人的姓名、地址等以及正文(包括每段起行)均靠左边齐头对齐
3. 缩进式 (indented style)
缩进式的英文书信，信头、信内地址的每行文字均比上行向右缩进一两个字母，正文的每段文字的首行也向右缩进四个字母，签名打印时也应该比结束语缩进三四个字母
4. 混合式 (modified block style)
混合式也称折衷式或称半齐头式(semi-block style)。混合式的英文书信，信头、结束语和签名放在右边，每行文字齐头;信内地址各行文字及称谓左边齐头;正文每段起行向右缩进四五个字母
商务英语信函的信封格式(superscription)
商务英语信函的信封格式包括寄信人的姓名、地址，受信人的姓名、地址以及投递说明和所需附注的说明等。商务信函的信封的书写要求，一是要准确;二是要清楚;三是要美观。一般来讲，写信人的姓名和地址放在信封的左上角;收信人的姓名和地址写在信封的中央偏右偏下的地方;邮票贴在右上角。信封写法最好跟信内姓名地址的格式保持一致，有齐头式和缩进式多种写法。
2、外贸英文函电
《外贸英文函电》系统地阐述了灶辩商务书信写作的基本知识。
包括商务书信的构成及格式、信封的写法、商务书信的写信原则及措辞，并按照外贸业务磋商及执行过程中各个环节的顺序详尽介绍了外贸函电各类信函的写作内容及语言模式，包括确立贸易关系，询价及回复，报盘及还盘，订单、接受和回绝，支付方式，包装，装运，保险，申诉与索赔，代理等方面，每个单元由单元概要、信函示例、词汇注释套语、写作技法、信函模版、练习6个部分组成。
书后附有常用外贸缩略语及国际商会跟单信用证统一惯例第600号出版物。 《外贸英文函电》既可供普通高等院校及高职、高专院校商务英语专业、国际贸易专业隐雹缺的学生使用，也可供准备参加BEc等各类肆桥商务英语考试的考生及外贸从业人员阅读。
3、什么是外贸函电,学习它应从哪入手,请指教!!!
^骑上蚂蚁闯红灯 版权所有^_^
foreign correspondence就是有着国际贸易关系的双方由于彼此的业务往来版而产权生的信件，但在信息化高度发达的今天，该信件并不局限于纸质信件，也可以是电子邮件、传真或MSN。
有关外贸函电的问题涉及很广。如果要学习的话你招一些资料看看才行，我现在还不知道哪里有具体学习的地方。
4、商务英语信函是由哪几部分组成？
1、信头
信头指发信人的姓名（单位名称）、地址和日期，一般写在信纸的右上角。一般公函或商业信函的信纸上都印有单位或公司的名称、地址、电话号码等，因此就只需在信头下面的右边写上写信日期就可以。
2、日期
在一般的社交信中，信内收信人的地址通常省略，但是在公务信函中不能。将收信人的姓名、地址等写在信头日期下方的左角上，要求与对信头的要求一样，不必再写日期。
3、称呼
写信人对收信人的称呼用语。位置在信内地址下方一、二行的地方，从该行的顶格写起，吵蔽在称呼后面一般用逗号（英国式），也可以用冒号（美国式）。
4、内容
正文，位置在下面称呼语隔一行，是信的核心部分。因此要求正文层次分明、简单易懂。
结束语，在正文下面的一、二行处，从信纸的中间偏右处开始，第一个词开头要大写，句末用逗号。不同的对象，结束语的写法也不同。
签名，低于结束语一至二行，从信纸中间偏右的地方开始，在结束语的正下方，在签完名字的下面还要有用打字机打出的名字，以便识别。职务、职称可打在名字的下面。
(4)世纪商务英语外贸函电信头什么意思扩展资料
商业信函基本特点
1、灵活性强，便于选择
客户可以根据不同的目标顾客选择不同的商函内容，增强宣传的灵活性和针对性，可以提高宣传的效果，同时客户可以自己选择投递的时间和数量。
2、针对性强，收效大
客户可以根据自身的需要，从邮政部门提供的名址信息库中有针对性地选择具体的目标对象范围，避免了宣传的盲目性。
3、阅读率高，覆盖面广
商业信函直接针对具体的目标单位（个人），用户可随时拆开邮件仔细阅读并保存，时效性强，同时客户可利用庞大的邮政网络，把商函发往全国各地，覆盖面广。
4、价格低廉、方便迅速
商业信函收费低廉，邮局提供广告设计、制作、邮件封装、寄发等一条龙服务，方便省事，随时可邮寄，不出门产品便可向全国推销。
5、信息量大，适用性强
商业信函作为信息载体，容纳信息量大，不启碰散受篇幅的限制，可装寄文字、图片或合同、订单等内容详尽、图文并茂的资料，便于收件单位（人）保存和参考，有的还可悄氏直接签约。
帐单邮简具有加强企业与用户联系的纽带作用，能及时地让用户掌握自己的帐务开支，明明白白消费；同时也能保证企业资金的及时回笼，是企业规范服务标准与国际接轨的重要举措。
5、商务信函范文英语格式
并不是所有的外贸员都是天生下来就会用英语写商务信函了，它们也是会遵循一些信件格式的写作的。下面是我给大家整理的，供大家参阅!
英文商务信函写作格式 英文信函分为混合式和齐头式。
混合式：每一段的首行缩排两格。落款在信末中间靠右下的位置。
齐头式：信的所有内容都靠左，段与段之间空一行。
英文信函的习惯用法，由以下几个方面组成：
1信头 The heading
信头是指信纸上印刷或列印的企业名称、厂称、地址、电话号码、电报挂号、主管人姓名等。通常情况下，公司都会专门印制带有信头的信笺纸，包括发信人的姓名，地址，电话，传真等。当我们撰写传统信件时，直接使用这种信笺纸就可以。
2编号和日期 The reference number and the date
方便以后查信使用。Your ref: 你方编号 Our ref: 我方编号
日期通常列印在信头的右下方位置，或在寄信人姓名和地址的下方位置。日期的英式写法是日、月、年;美式写法是月、日、年。为了避免误解，日期、年份用数字表示，月份则用英文表示，第一个字母要大写，也可用缩写。比如May，1998美式写法;1，May，1998英式写法。
3信内地址 The inside address
与信封上的收信人名称和地址相同，通常列印在信纸的左侧，低于日期位置2—4行，也可在签字位置下2—4行。
书写收信单位名称时，应特别尊重对方的习惯，不能随意增删公司名称前的冠词The，也不能随意改用繁写及缩写，如pany与Co.之间不能互换，否则会被认为是不礼貌的行为。收信人地处的书写格式与信封相同。
4称谓 The salutation
在英文信函中，相同于“阁下”、“先生”等类礼貌性称谓，常用Dear sirs”;称呼企业，公司的妇女组织常用拿轮型Madams，Ladies;无具体收信人姓名用Dear Sir or Madam 称呼收信者。
收信人是个人，就应在收信人姓名之前加称谓，如Mr.先生，Mrs.夫人，Miss小姐，Hon用于称呼市长、部长、大使等，Pres.总经理、会长、总统等，Prof.教授等等。
5开头语The open sentences
开头语没有统一的格式，但习惯上先用客套的语句把收到对方来信的日期，主题及简单内容加以综合叙述，使对方一目了然这是答复哪一封去信的。如果是第一次通讯，也可以利用开头语作必要的自我介绍，并表明目的要求。开头语一般与正文分开，自成一节，要求简单明了。
6正文 The body of the letter
正文消猜的地位和内容与中文书信相同。在英文商业信函中，信文从称谓下两行起书写，行间相距一行，段落间空两行。信文以占信纸的四分之三为宜，四周留出一定空白，每一行左起第一字要取齐，右起第一字不必一律取齐，但尽量要考虑到整齐美观。
7结尾语The closing sentences
结尾语一般用来总结文字所谈的事项，提示对收信人的要求，如“希望来信来函定货”，“答复询问”等，另外也附加一些略带客套的语气。正文结束后，另起一段写结尾语。
8结束语 The plimentary close
英文商业信函的结尾是写信人的谦称，相当于“敬上”的意思。若收信者为公司，谦桐蚂称则常用：
Yours Truly，Truly Yours，Yours faithfully等;若收信者为个人，则常用：Yours sincerely，Sincerely yours等。需要注意的是，结尾的谦称后必须加逗号。
9签署 The signature
签署由两部分组成，一是写信人的签名，二是打印出的写信人的姓名。签名用钢笔或圆珠笔写在结尾谦称下5行的位置内。尽量不要用印章，用印章的话，说明该信件并非本人亲自过目，只是通函而已，不为人重视。为易于辨认，在签名下还应列印姓名，有时还将职衔一并列印。常见的职衔有：
Chairman of the Board of directors董事长，President或Genera1 Manager总经理，Director董事，Stand Director常务董事，Manager经理，Head of Department职员，Manageress女经理，
Head of a Department处长，Section chief科长等。
需要指出的是，写信人如要代表企业单位或代理签署时，应在结尾谦称下打印出全部大写的企业单位名称，然后才签署，以表明该信不是以写信人个人身份写的，信由所述事宜均由企业单位负责。
10、附件 Enclosure
如果信中有附件，应在左下角注明Encl. 或Enc.。
例如：
Encls: 2 Invoices
Enc.: 1 B/Lading
11其它
商业信函除上述内容外，还经常遇到以下情况：
①写信人提请对方特定人员注意时，可在信内姓名及地址的下面或在称呼同一行之右侧说明，并加上Attn.Attention的缩写字祥，也可在字下划横线表示。
②写信人为使对方迅速、正确地理解信所谈的主题与目的，常在信内列出“事由”项，记在信文的上方，并在Subject底下划横线，以提醒对方注意。
③为便于商业信函留存查阅并分清责任，书信下部注有发信人及打字员姓名的第一个字母，位于署名下两行的左下方。
④为说明信所附附件，便于收信人清点，可在发信人及打字员姓名的字母下行加注。
⑤如信文写完后需要补充一点，或加附与信文主题无关的简短内容时，可在信文末尾附件下加附言，用P.S.Postscript的缩写引导。
对国外商业业务往来信函的结构格式举例如下： 日期 May,20,1998,收信人 Mach &.Welson，
地址340 Camedle Ave Kemlworttl，N.T,
注意 Attn：Mr. Jack G. Johnson
SCHARFMAN BROS. INC
CABLE ADDRESS Export一Manufacturers TELEPHONES
信头 HEMPSTS Representatives一Importers 516292一1750
Sauco 393 FRONT STREET
TELEX: 96-7725 HEMPSTED
NEW YORK 11550
称呼 Dear Sirs。
Thank you for your interest in the MEYLAN line Of stopwatches，timing device，etc。
信文：
We are leased to rm you that we act as extensive export representatives for MEYLAN CORP。 P1ease advice if you are interested in receiving our full catalog and price list。
信尾谦称 Very truly yours，
公司名称 SCHRTFMAN BROS.INC.
签 字
写信人姓名 Michael Seharfmah
写信人职务 Manager
发信人及打字员 MS/am
附 件 Encl. One
样信一：
1、收信人的邮箱
2、发信人的邮箱
3、写信日期：写日期时，请注意以下几点：
a. 年份要写完整，不能用03代替2003。
b. 月份要写英文名称，不能用数字来代替，如31/3/03 不能在正式的信件中出现。但是可
以用英文缩写，比如用Aug.代替August。
4、时间
5、主题
6、称呼
7、正文
8、结束语
9、签名
10、联络方法：
这部分内容要完整,包括写信人姓名、职位、公司名称以及联络方法地址、电话、传真、邮箱、网址。写地址要注意：一般来说，门牌号和街道名称之间不用逗号点开，但城市名称和国家名称之间一定要用逗号。
英文商务信函写作格式
1、信头 The heading
信头就是指书信中发信人的地址和发信的日期等。
通常情况下，公司都会专门印制带有信头的信笺纸，包括发信人的姓名，地址，电话，传真等。当我们撰写传统信件时，直接使用这种信笺纸就可以。
2、编号写信人的名字缩写和日期 The sender name and the date
这部分内容是为了方便今后查询信件用的。
3、封内地址 The inside address
这里就是指收信人的姓名和地址，一般写在信笺的左上方。收信人名称地址的格式和信头的格式相同，但必须把收信人的姓名一并写出。另外，如果不是完全公事化的书信往来，或者
已经从公事的关系渐渐发展成为带有私人性质的友好信件往来，由于称呼这一栏的内容已经说明了收信人的身份，所以可以不必填写封内地址。
4、事由 The subject heading
事由也就是我们通常说的主题，可以直接写明信件的重点，让人不必读完全信才了解到信的内容。所以事由要写得简明扼要。
5、称呼 The salutation
指对收信人的一种称呼。
较常使用的有Dear Sirs, Dear Madam, Dear Mr. XX,。称呼后面的标点，一般使用逗号。称呼里的第一个字母要大写。
6、开头语 The open sentences
开头语没有统一的格式，但习惯上先用客套的语句把收到对方来信的日期，主题及简单内容加以综合叙述，使对方一目了然这是答复哪一封去信的。如果是第一次通讯，也可以利用开头语作必要的自我介绍，并表明目的要求。开头语一般与正文分开，自成一节，要求简单明了。
7、正文 The body of the letter
信的主体。一封信件的优劣，完全要看正文写的好或坏。我们会在后面继续讨论写作商务信函的一些技巧、规则。
8、结尾语 The plimentary close
结尾语一般用来总结文字所谈的事项，提示对收信人的要求，如“希望来信来函定货”，“答复询问”等，另外也附加一些略带客套的语气。正文结束后，另起一段写结尾语。
9、结束语 The plimentary close
结束语是结束信函时的一种客套，应该与前面的称呼相呼应。例如：“Sincerely,” “Best Regards, ”or “Yours Truly,”. 结束语写在结尾语下隔一行，只有第一个字母大写，后面加逗号。
10、签名 The signatrue
写在结束语的下面，签上写信人的名字。如果是传统的信件，写信人最好亲笔签上您的名字，因为用印章的话，说明该信件并非本人亲自过目，只是通函而已，不为人重视。签名的下面，最好写上发信人的职位。
11、附件 Enclosure
如果信中有附件，应在左下角注明Encl. 或Enc.。
例如：
Encls: 2 Invoices
Enc.: 1 B/Lading
商务信函的写作特点
写作商务信函并不要求使用华丽优美的词句。所有需要做的就是，用简单朴实的语言，准确的表达自己的意思，让对方可以非常清楚的了解您想说什么。
1、口语化
每一封信函的往来，都是跟收信人彼此之间的一次交流。人都是感性的，所以需要在信函里体现感性的一面。然而很多人都有一种误解，以为写作商务信函就应该用一种特殊的“生意腔”，于是把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉。他们宁愿写“Your letter has been received”，“Your plaint is being looked into”而不是“I have received your letter”或者“We are looking into your plaint”。其实我们简单的来理解一下，每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗?只不过是把交谈的内容写到了纸上而已。多用一些简单明了的语句，用我/我们做主语，这样才能让我们的信函读起来热情，友好，就象两个朋友之间的谈话那样简单，自然，人性化。
2、语气语调
由于信函都是有其目的性的，所以信函里所采用的语气语调也应该符合写信人的目的。在写之前先不妨仔细考虑一下，写这封信函是想达到一个什么样的目的，希望对收信人产生一种怎样的影响呢?是歉意的，劝说性的，还是坚决的，要求性的。这完全可以通过信函中的语气语调来表现。
3、真诚
不管是生活中的交往还是生意上的合作，真诚是最重要也是最基础的，所以信函也必须能够充分体现真诚。不管说什么，都要带着诚意去说。
4、直接
信函一定要写得简明扼要，短小精悍，切中要点。如果是不符合主题或者对信函的目的不能产生利益的内容，请毫不留情的舍弃它们。因为这些内容不仅不能使交流通畅，反而会混淆视听，非但不能让读者感兴趣，反而会让他们恼火，产生反感。
5、礼貌
礼貌，并不是简单用一些礼貌用语比如your kind inquiry, your esteemed order等就可以的。而是要体现一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。
特别要注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。如果对方的建议不合理或者的指责不公平时，请表现一下高姿态，可以据理力争，说明自己的观点，但注意要讲究礼节礼貌，避免用冒犯性的语言。
6、简洁
就象前面提到的，要用简洁朴实的语言来写信函，让信函读起来简单，清楚，容易理解。用常见的单词，避免生僻或者拼写复杂的单词。一个单词可以表达，就不要用片语。多用短句，因为短句更容易理解。少用“and”，“but”，“however”，“consequently”这些让句子变得冗长的连词。在同一封信函里，不要使用多个相同含义的单词。比如，前面写了“goods have been sent”，那后面再提到这件事时就不要再用其他单词如“forward”“dispatch”等。因为这样写会误导读者无谓地去考虑这些词之间是否另有含义。最好是一件事情写一段。
8、精确
当涉及到资料或者具体的资讯时，比如时间，地点，价格，货号等等，尽可能做到精确。这样会使交流的内容更加清楚，更有助于加快事务的程序。
9、针对性
请在邮件中写上对方公司的名称，或者在信头直接称呼收件人的名字。这样会让对方知道这封邮件是专门给他的，而不是那种群发的通函，从而表示对此的重视。当然，如果无法确定收信人的名字，那就在称呼一栏里写“Dear Sirs” or “Dear Sir or Madam”。
10、语言朴实
商务信函不需要用华丽的词句。根据西方的语言习惯，他们更愿意使用简练而朴实的语言。所以当我们跟西方人进行商务沟通时，也要尽量避免华丽复杂的词句。比如“We look forward to a bright and glorious future of cooperation”，就不如直接写成“We hope to have the opportunity to work together with you in the future.”，这样才更加符合西方人的语言习惯。
11、回复迅速及时
给买家的回复，千万要迅速及时。因为买家通常只看最先收到的几封回复，从中去选择合适的供应商。如果您的回复不够及时，就可能因为抢不到先机而失去商机。
12、标题
这一点是特别针对写电子邮件的。也许很多人都没有意识到，事实上，E-mail的标题是很重要的一个部分，邮件给对方的第一个印象就是通过标题来完成的。如果标题没有内容，看起来象群发的垃圾邮件的话，很多买家就会直接删除。比如这样的标题“How are you?” ，“Can we work together?”，建议您改成“Proposal: Bright Ideas Imports--Zhejiang Textile's Partnership Opportunity”或者“Introction: Our Proct Offerings for Bright Ideas Imports.”这样会使邮件显得更加专业。
13、校对
写完之后，一定要检查。最基本是要确保拼写和语法正确，然后检查一下所提供的事实，资料等是否有错。在信函里有一个极小的失误，也可能会破坏写信人在沟通方面的可信度，并使人对写信人表达的其他资讯投下怀疑的阴影。
签名档所填写内容：
职务,根据个人的职务所写
Luoyang Yunchuan Wind Power Machinery Co., Ltd.
Add：1-1-2109 Room, Wenxing Modern Bulding,No.3, Lianmeng Road, Janxi District, Luoyang, Henan Province, China
Tel: +86-0379-64833105 +86-0379-64687596
Fax: +86-0379-64833105 +86-0379-64687596\
Email: 根据个人的email所写
Website: 根据入口网站所写
邮件自动回复内容：
Dear Sirs:
I am very glad to receive your letter! I will reply you soon.
Thank you very much!
Best regards!
Your sincerely
XXXXX名字
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