1、外貿跟單流程
外貿跟單流程：
一．接單：接單也即合同的簽定，訂單的取得。合同的書面形式並不限於某種特定的格式。任何載明雙方當事人名稱，標的物的質量，數量，價格，交貨和支付等交易條件的書面文件，包括買賣雙方為達成交易而交換的信件，電報或電傳，都足以構成書面合同。
1．下單方式：客戶下單的方式有：通過電話，Fax,
Email或書面合同等方式。
2．接單的途徑：交易會，出訪，出國參展，邀請客戶來訪，利用我們的網站，等等。
3．接單的形式：在出口貿易中，跟單員接的單沒有特定的限制，最常見的是：
（1）
合同：（CONTRACT）合同有銷貨合同（SALES CONTRACT）和購貨合同（PURCHASE
CONTRACT）。前者由賣方草擬，後者由買方草擬。
（2）
確認書；（CONFIRMATION）它比合同要簡化些。對異議，仲裁，不可抗力等條款都不列入。它也有銷貨確認書（SALES
CONFIRMATION）和購貨確認書（PURCHASE
CONFIRMATION）。這種格式的合同一般適用於成交金額不大，批次較多的輕工商品，日用品，土特產等。而合同用的比較正規。機器設備，大棕貿易的進出口。
還有協議書，意向書，訂單和委託訂單等。要提的是，客戶從國外直接發來的訂單或委託訂單，我們收到後要回復，不能置之不理，否則算默認。
4．接單的程序：
接單的程序可分為詢盤，發盤，還盤和接受四個環節。
（1）
詢盤：（INQUIRY）又叫詢價。
（2）發盤：（OFFER）又叫發價。是買方或賣方向對方提出各項交易條件，並願意按照這些條件達成交易，訂立合同的一種確定的表示。在實際業務中，發盤通常是一方在收到對方的詢盤後作出的。
（3）
還盤：（COUNTER-OFFER）又叫還價。
（4）接受（ACCEPTANCE）買方或賣方同意對方在發盤中提出的各項交易條件，並願意按這些條件達成交易，訂立合同的一種確定的表示。
二．審單：即審核合同
1．審單內容：
確認產品名稱，規格，質量，數量，單價，價格條款，總額，付款方式，包裝要求，交貨期，交貨方式。
2．審單方法：
（1）產品名稱，規格：
審查時產品代碼是不是自身的產品？與我們的產品資料能否對上號？有很多公司和企業產品名稱的代碼同時也代表了規格。
（2）質量：也稱品質。是貨物的外觀形態和內在質量的綜合。在國際貨物買賣中，貨物的品質不僅是主要交易條件，也是我們跟單員進行審單的首要條件。
（3）
數量：
應審查貨物的數量是否可以及時備妥，其計量單位，重量以及約數有何規定。約數：如合同數量前加「約」，可使交貨數量有適當的機動。國際上對約字的含義解釋不一。有的認為是2。5%，有的認為是5%。按《跟單信用證統一慣例》，信用證上如規定約字，應允許有不超過10%的增減幅度。
（4）單價，總額的審查：
1、客戶下單有的會將單價標出，我們要對照我們的報價表審查是否對？總額有沒有加錯？
新客戶下單，要查看我們給他的報價。
2、通常以美元為結算貨幣，但也有以其它幣種的。要注意的是要用在國際上流通的硬貨幣。（英鎊，港幣，歐元）
2、外貿跟單的詳細流程
離岸網解答：
外貿跟單精細流程詳解
一、接單：確認價格、數量、質量標准、最遲交貨日期、產品用途、發貨港口、轉港口、目的港口、信用證路線及單據代理公司信息。
二、審證：信用證與合同是否存在不符點，包括金額、貨描、裝箱信息、港口信息、客戶公司信息、開證行信譽、所需單據、信用證有效期、有效地、分批裝運，信用證號、開證日期。
三、確認價格：訂單價格及下單的人民幣價格，分清FOB價格，出廠含稅價格。
四、明確下單工廠（包括其規模、生產能力、設備、主要品種、跟單員、生產廠長、總經理）、大致出貨日期。
五、下單與合同回傳：工廠合同製作（合同號碼（自製）、產品規格,級別,包裝（LOGO及嘜頭，字體大小、顏色、位置）,運輸,價格,出貨日期,船期、截港日期、結算方式,質量要求,質量責任等描述）、出貨時間確定。
六、制訂生產計劃給客戶（中英文）。如有變動及時通知。
七、生產進度跟單：1.制訂生產進度計劃及日生產進度質檢報告、進度落實了解、非正常情況匯報、包裝完善。
八、訂艙、商檢協調、運輸方式及運輸協調(集裝箱協調,出貨通知發放)、出廠含稅價訂單,通知工廠代買育林基金。
九、發貨通知、貨代信息、集裝箱車牌號及司機聯系信息、箱封號，鉛封號、拖貨時間確定、集裝箱到廠時間、離廠時間、到港確認。
十、填寫「SHIPPING DETAILS」及提單副本給客戶。
更詳細的流程有圖片
3、外貿跟單流程
外貿跟單流程步驟：
1.客戶詢盤：一般在客戶下訂單之前，都會有相關的情況給業務部，做一些細節上的了解。2.報價：業務部及時回復客人查詢，確定貨物品名，型號，生產廠家，數量，交貨期，付款方式，包裝規格及櫃型等，給客戶做正式報價。3.得到訂單：經過洽談，收到客戶正式的訂單。4.下生產訂單：得到客人的訂單確認後，給工廠下訂單，安排生產計劃。5.業務審批：業務部收到訂單後，首先做出業務審核表。按「出口合同審核表」的項目如實填寫，盡可能將各種預計費用都列明。合同審批需附上客人訂單傳真件，與工廠的收購合同。審核表要由業務員簽名，部門經理審批，再交管理部人員審核後才能執行。如金額較大的，或有預付款和傭金等條款的，要經公司總經理審批才行。合同審批之後，製成銷售訂單，交給部門進程員跟進。6.下達生產通知：業務部在確定交貨期後，滿足下列情況可下達生產通知,通知工廠按時生產。7.驗貨：在交粗凳貨期前一周，要通知公司驗貨員驗貨。如果客人要自己或指定驗貨人員來驗貨的，要在交貨期一周前，約客戶查貨並將查貨日期告知計劃部。如果客人指定由第三方驗貨公或轎司或公正行等驗貨的，要在交貨期兩周前與驗貨公司聯系，預約驗貨時間，確保在交貨期前安排好時間。確定後將驗貨時間通知工廠。8.制備基本文件：工廠提供的裝箱資料，製作出口合同，出口商業發票，裝箱單等文件（應由業務跟單員製作，交給單證員）。9.商檢：如果是國家法定商檢產品，在給工廠下訂單時要衫凳肆說明商檢要求，並提供出口合同，發票等商檢所需資料。而且要告訴工廠將來產品的出口口岸，便於工廠辦理商檢。應在發貨一周之前拿到商檢換證憑單。
4、外貿行業報價後怎麼跟進客戶的郵件怎麼寫
樓下的這個回答也太仔細了，把每個細節點都描述出來，方便後續的人理解起來
大家看到之後應該都能夠理解並且運用！
5、怎樣做好客戶跟蹤表?
EXCEL可以，做一個表，寫好公司名，電話，地址，姓名，最後寫上你每次跟客戶跟進的情況，幾號跟蹤就填幾號就可以
6、如何管理好你的外貿資料和客戶
為什麼要管理外貿資料和客戶?又如何管理?下面由我為大家搜集的，希望對大家有用!
先談談為什麼要管理外貿資料和客戶?
我總結了一下，不整理你的外貿資料，主要會產生以下幾個問題：
1、造成管理客戶的不善，聯系客戶時間不及時，經常收到詢單忘記跟進，或者是很多客戶雜亂無章，不能合理的安排好跟進的時間，碰到問題來信客戶不回復只能到論壇來尋求別人幫助，其實別人根本不了解你跟進的過程，根本無法給出好的建議。
2、管理不好直接就造成了沒有材料，沒有信息來對客戶進行需求分析，如果你還沒有做這項工作，只是每天回復客戶，跟進客戶成交單子。別人問你客戶優點，缺點，你產品的特點，采購規律，你一概不知道，建議你完善這個工作。
優秀的業務員總是能夠合理分析客戶信息，為潛在客戶做出跟進方案，這才是優秀業務員的素質。
3、不能將積累的經驗教訓留給公司。
這個我不多談，多談引起爭議，有人說為啥公司，為自己忙，我要做SOHO，我要帶走客戶，這部分人請跳過。
我要說的是，踏踏實實工作的業務員應該將你的工作經驗記錄下來，留給以後可能接手你工作的人，對工作的尊重也會為你下一份工作贏得尊重。
如何管理呢?
作為新人，在你不斷的進行工作的同時，你應該完善以下幾點。
A、你們公司外貿工作的流程，各個公司不一樣，你需要了解整個過程，然後寫個流程，在寫和製作的過程中也會加深你對工作各個環節的了解。
B、你用到的'文件都有沒有做成word,excel模板，以便用的時候不要每次都做。你做的網路推廣每次都要去找圖片，產品信息。請完善你工作的資料，在你工作時候事半功倍。
下面是我工作的一些經驗和做法，給大家參考。
1、在資料方面，電腦D盤或者E盤做好一個文件夾--工作文件備份--裡面分好多文件夾，如潛在客戶，統一公司文件等等，重點講講潛在客戶--裡面分為國外客戶，國內客戶。
國外客戶和國內客戶下面又分各個國家，下面再細分各個公司，可能大家看的比較亂，簡單的說，就是把每個客戶公司按照國家分為一個文件夾，聯系的重點郵件，報價信息，成交後所有做過的單證，都放在裡面，按照時間如 20130422--產品名，方便你看到每一筆成交或者未成交的信息。
2、應該經常去更新這些信息，在成交的每一個客戶下面自己做一個word文檔，將客戶信息，聯系方法，需求的產品填寫在裡面。時間越長，你就可以根據這些信息分析客戶，進而更加有效的跟進客戶。
3、你還可以建立這個客戶做單過程，把在這個客戶做單證過程中需要做的和容易發生的錯誤列下來，每次無論你做或者是給你助理做的時候可以對照這份文檔，如果你認真這么做了，我想什麼每次都犯的很多錯誤都可以避免，信用證更應該如此。
4、在客戶方面，你需要設置好你的郵箱，客戶管理，做好客戶跟進表格，將你的客戶分為成交，未成交客戶進行跟進。每周看看你跟進了多少客戶，你計劃跟進多少。做了多少活，收獲多少，一目瞭然。
5、最後管理客戶的工具，軟體大家自己去了解，只有你真正想成為一個優秀業務員了，你才會去做，等著別人把所有的都教你，你一點進步沒有。
6、每1-2個月用硬碟將你的工作文件備份。最重要的的客戶跟進表格建議傳到網盤或者郵箱，以免不測。
當然，前面的備份會有用。你在網路上看到的一些頁面是不是隨手收藏了，然後放在收藏夾裡面一輩子不用。試著去了解一些網路書簽，如declicious,baidu收藏等等，做好標簽，經常上去看看你平時搜集客戶的頁面，也許你會有意外的收獲。
總之，管理好所有的資料，會使得你的工作更有效率，會讓你投入更多的精力跟進客戶，分析客戶，維護客戶，做成更多的單子。
7、外貿跟單最簡單的流程,從已經確認訂單到貨物安全到達客戶手上的注意事項是什麼?
服裝的:
從跟板單-出樣-報價-接大貨單-訂購面輔料-跟進生產-與客聯系安排出貨方式和船期-出裝箱單-報商檢出口-追收貨款）
一、 首先是從板單跟起
1接到HK客人板單先對進行文字處理，翻譯成中文。
2進行逐項檢查板單，看清楚客人要求：A.首先是主料，如面料的品種、紗支、組織、克重、顏色，弄清楚是否有特別要求，比如磨毛、絲光，防靜電、防皺等處理；然後註明要求下單給布廠訂板布（或者提供面料小樣給布廠分析組織成分要對方報價提供板布） B.看需要何種輔料，包括底面縫紉線、拉鏈（是否特指，如YKK）、紐扣、雞眼、人字帶、花邊、丈巾、羅紋、主標、水洗標、吊牌、裝飾牌等。整理清楚查尋本廠是否有倉存物料可用，如沒有速下單訂購。
3. 根據客戶板單要求，研究是否有不合理的地方，著重看一下有無特殊要求，如有指示不明的地方要及時和客戶溝通，如客戶無特別要求則可按照常規操作自行設計工藝和製作要求，制定自己的工藝單
4.工藝單要註明面輔料要求，洗水方式，用線要求，縫制要求，印、綉花及其它處理，交板日期等，（如果客戶板單中對印、綉花方面沒有詳細的資料和明確指示，僅僅是要求有綉花或印花，但效果要好，那麼跟單員就要揣測客戶的心態，自己主動去創新設計一些東西，聯系印花和綉花廠盡快出樣供客戶選擇批核）。
5.完整的樣板工藝生產通知單+齊全的面輔料交給樣板房起頭板
6.板房做好樣衣後交給跟單員安排洗水，跟單員查看樣衣符合各項要求後交給聯系好的洗水廠並交代清楚洗水要求。如果有特別要求的要事先車好褲筒確認洗水OK後才可以洗樣衣。洗水回來由跟單員檢查核對符合要求後交給板房做後整，（如不合要求需要再返洗或重新做板）。
7. 板房整理好樣衣檢查輔料齊全，尺寸無誤後交給跟單員。跟單員要自己在檢查核對（並做好度尺記錄）無誤寄給客人。
二、送樣 跟進核價
1.跟單員寄出樣板同時要安排進行核價，並填寫核價單，在填寫核價單時一定要認真，清晰、力求准確（核價單資料後附）包括面料、紗支、克重、幅寬，用量，單價，印、綉花價格和各種物料價格和用量；加工費，洗水費，出貨運輸文件費，以及利潤等一覽表。
2.核實板單上客戶要求的紗支、克重、幅寬或有關面料生產的生產難易度，主要是與布廠同事溝通，落實確定後明確面料價格資料，方便用料的價格核算。由裁床核算樣板用量或者跟單員自己核算。
3跟單員要對輔料情況（特別是有些客戶對輔料指定供應廠家的，要對輔料的價格進一步落實好，以免以後大貨投產後出現價格上的差異）進行詳細了解，要廣泛尋求輔料供應商進行尋價，避免報價失誤，造成不必要的損失。
4跟單員提供板單及樣衣給生產部對照，進行生產量及加工費的計算和報價。
5.有關洗水印花（綉花）問題的價格問題一定要在做板時就和各加工廠確認談好價格，避免落單後做貨價格有出入。
6.匯總資料，核算價格。如果客戶有特殊要求的時候，一定要有明確指示，如面料有特殊要求或牽扯到面料檢測及成衣檢測、跟單員一定要特別注意，還有輔料比較奇特的（比如需要起模的），印、綉花，洗水價格等。所有這一切,都必須詳細准確的寫到核價資料里,以備後查.
板單到此就算跟完。如果客戶有大貨落單，就要重新備樣給客戶確認，並跟進客人下單簽訂購合同，安排訂購大貨物料等！
接大貨定單--跟進各種樣板—按排定購布料及相關輔料—協調生產—出貨
三,接單復板訂購物料,
一般來說，報完價後，如客戶覺得價格接近或者是可以接受，會給出目標價, 大貨大約的數量,要求先安排定織胚布,打LID色板和安排再起確認樣辦.起確認樣辦時關鍵在於保證交期及質量，因此跟單員經手的資料務必要准確，與客戶要求一致，才能保證樣品及時得到確認，避免重復返工。
（一）有關大貨常做的幾種樣板（sample）
1 .頭板（proto-sample）,一般來說頭板主要是看做工和FITTING的,可以用代替面料,但當有配色時,一定要搭配合適才行，尺寸做工完全按照客供指示及要求。
2.推銷板或大板（Salesman sample）作為大板,客戶看重的是,顏色要對,輔料要齊,印綉花也要按照要求的去做,特別是代表大貨面料,一定要好.因為一般來說,大板是客人用於展銷會的展辦，目的為了將之前所做出的新款式，通過展銷辦獲得定單。所以一定是好的和准確的,符合客人的設計要求,此項工作非常重要.如果做得不好,可以說前功盡棄,一切都是白費。
3.生產板（PP-sample）,一般來說是在大貨面料出來以後,為了保證大貨的准確性,在裁剪前,做給客戶看的樣板,代表大貨質量,也是客戶對大貨的檢驗.為了生產的方便,要求生產辦必須符合客戶對大貨的一切要求，避免出現生產損失,安排起辦一定要快並准確，爭取做貨時間。
4.影相板,又叫照相板（Photo-sample），一般來說是在訂單確定後,大貨出貨前,客戶用來擴大宣傳,增加銷售量的樣辦,主要看款式，外觀效果要好,一定要起到門面作用（影相辦必須提前安排）。
5.齊色齊碼板（Size set sample）,此項要求只是對於特定客的訂單，大貨下來後，該客戶會要求先安排做跳碼板（可以代用布和物料），待跳碼板確認後，再做正確大貨布齊色齊碼板給客確認OK後才可開裁。
6.洗水樣板，這個一般由跟單員自己批核，洗水要求要跟客人要求。並要保證成衣水洗尺寸，必須提前做好面料縮水率測試。如果洗水差異跟客人樣板出入較大返洗又實在無法達到客人要求的就挑出落色辦給客人批核確認。並跟客人解釋溝通以得到客人認可。
7.船頭板（Shipping sample），大多數客戶船頭辦要求板房在出貨前6~10天做好或從大貨里挑選，船頭板原則該並入大貨收費,寄出船樣的細碼單並入大貨交給財務出據發票，跟單員應負責跟進回收貨款。
（二） LID色樣
1. LID色樣 收到客人的大約數量和小色樣後跟單員要及時提供大貨訂布數量和色板交給布料采購員打LID板和准備胚布,要盡量縮短打色板的時間(原則3~5天時間,哪個環節拖延了時間哪個部門負責).打好LID板後布料采購員製作好色板卡一式2份交給跟單員：跟單員自已必須留存一份(以免以後的生產過程中，對大貨的顏色進行核對)，然後寄給客人確認樣板並跟進批核,以便及時確認質量和大貨顏色.
2.船頭板布樣 LID板顏色經客戶確認後。及時通知布料采購員安排大貨布染色。染廠跟單QC在出貨前確認大貨顏色質量無誤後剪出每個落色1Y船頭板布寄回工廠給跟單員確認,(有的客戶要求確認大貨船頭板布的要多剪出一份)
3. 經確認大貨船頭板布顏色質量OK後通知布料采購員提回大貨布.大貨布回來後跟單員要及時安排分別每個落色任意各剪5~6匹(各1Y)給紙樣房測試縮水率,(縮水率一般我們要求布廠控制在一定范圍內:全棉布料一般要求經向1~3個以內,緯向3~5個以內, 彈力布料一般要求經向3~6個以內緯向8~12個以內)如發現後測試縮水率如果超過標准可以退回布料給供應商重新返修定型.
（三） 印、綉花樣
首先是要求盡可能用正確顏色的布、線打樣，特別是綉花，綉花線一定要用正確顏色，如確有難度，可以與客戶溝通，變通安排。印、綉花資料必須保證准確，如顏色搭配、花型等，要及時同客戶溝通不明確的地方，爭取縮短確認周期和印、綉花打確認樣時間：跟單員要注意打確認樣布料的顏色一定要正確，確認樣原則上要檢驗合格後才能出廠，對確認樣跟單員也要進行檢查，由跟單員將確認樣寄給客戶確認，客戶確認後的確認樣要及時轉生產廠，並做好交接記錄。跟單員要對以前及以後外加工的印、綉花價格等資料進行匯總，便於以後出現同類加工業務時方便查詢。
（四）輔料
輔料的開發要盡可能多安排幾家輔料供應商同時提供樣品並報價。(如通過網路查詢，重點是快！！)如客戶要求的輔料確有一定難度時，及時與客戶協商處理意見。跟單員要對以前及以後采購的輔料價格等資料進行匯總，便於以後出現同類輔料時方便查詢。對於有些時裝款的訂單，大貨數量小,輔料多而且雜，要特別注意配料的染色問題，如針織布，印花布,人字帶,丈巾繩,繩制等等一定要環保染料；還有一些輔料雖然好找，但達不到輔料廠的起訂量，工廠不願意做，本著客戶一般確認銷售樣上的輔料的作風，因此，應在打樣時，就考慮找一些好做、好找的輔料，減少大貨生產不必要的麻煩。輔料總體要求為價格低交貨期准確及質量好，因此廣泛匯總各輔料廠資料是非常必需的，以後再遇到此類輔料時能有據可查。輔料打確認樣時間：原則上從跟單員收到客人輔料確認樣的資料後三日內應將確認樣寄給客戶確認。
四、定單的執行
在和客戶正式簽定定單合同並確認客戶已執行合同後,要下達生產通知單，生產通知必須盡可能資料齊全、完備、正確，並在指令下達後落實相關部門在合理的時間內接收到了正確的指令，並已開始執行。向生產部要生產計劃，監督生產指令在各環節中的進行，保證其順暢。如有客戶資料未到時，要及時與相關部門和客戶進行溝通和調解，做出最合理的生產計劃。
五、確認
在合同簽定後，對於跟單員來說，確認工作是最重要的。在安排確認時，要掌握以下幾條原則：
1)首先排列生產計劃，盤查確認點，首先要清點好輔料，核對好來料顏色是否一致，特別是對主、輔料的盤查，保證生產安期順利開始。
2)監督和督促生產計劃，確認所有保證生產順利進行的有關指示，書面或實物已交待到有關部門的責任人心中，並已得到認真執行。如正確的工藝單、樣品、印綉花樣、客戶的最終確認意見或修改意見要及時傳達，對生產中出現的各種問題進行監督、反饋，對於生產中出現的問題要及時和客戶進行溝通和處理。
3)核對所有來料，與客戶確認意見相符一致。
4)要注意客戶的變更，如面料顏色、合同數量，如出現變更，要在第一時間內通知生產部門，減少不必要的損失。
六、定單的跟蹤
在定單的執行過程中，要准時填報生產進度跟進表，及時給客戶報告生產進度，並要及時匯總資料，整理訂單，避免出現疏漏的地方，並及時與客戶和生產部門溝通，對出現的意外情況要及時處理，如上報、與客戶協商拖期、協調有關部門採取補救措施等。
在臨近交期時，如生產過程中如有防礙大貨交期無法按合同順利執行時，必須事先通知客戶；當大貨生產過程中，縫制、印花、綉花等出現防礙生產順利進行時，一定要及時通知客戶（同時發樣給客戶）採取有關補救措施。
為了大貨生產能夠順利進行，首先要及時去生產廠看每天的生產情況。對於客戶確認遲緩或者提供一些資料不及時，除了溝通之外，還應有書面形式傳真於客戶或者把生產進度情況告訴客戶，並提醒有可能影響交期，同時，要排查生產環節中還可能存在的問題，要及時匯總情況，尤其是輔料。
跟單員在開貨前提供完整的生產工藝單( 包括生產制單、尺寸表、配料表、物料卡，追蹤生產進度、貨期、及品質控制要求)。給經理.廠長,生產部和QC部,並協同生產部一起開產前會,將生產過程中特別要求和引起注意的問題在會上提出並一起記錄簽名確認無疑問才開貨,開貨後由QC負責跟進生產全過程的產品質量並出具各個階段(裁床,車間,尾部驗貨報告單,將信息及時反饋給跟單員（對於生產過程中發現的問題要提出整改建議和防範措施）；客戶來我司驗貨時，跟單員要陪同客戶一起驗貨，並做好記錄將客人要求的信息及時反饋給生產各部門。
七、出貨
跟單員提前6~7天提供商檢資料給船務,並與客戶協商的最後入倉期,跟進裝箱單,入倉紙,出口證等出貨資料及時安排出貨,對於箱嘜、條形碼、包裝袋會有不同要求，應當引起注意，並以書面形式下達給包裝部
1出貨時間、數量、入貨時間，及時通知相關部門（根據入貨通知時間及時安排發貨，如不能保證交貨，及時同船運公司或客戶協商處理）
2訂艙、報關
3辦理內部發貨手續
4船樣及相關事宜，船樣一般在大貨出貨前6~10天給客戶寄出。
八、發票的開具及貨款回收
跟單員負責出貨後跟進發票的開具，由跟單員負責提供出貨裝箱單及定單合同交給財務部統一開具發票。跟單員負責及時督促客戶辦理，加快公司的資金周轉。
另對於信用證結算的客戶，由跟單員督促客戶及時為我司開具信用證，單證員負責對信用證的內容進行審核；電匯方式結算的，要在發貨後，及時督促客戶付款，避免壞帳損失的發生。
九、跟單員報帳
對於費用方面的報帳：差旅費，出差歸來後，要及時報帳，具體按公司文件執行；其他費用的報帳，力求在費用發生的當月進行報帳，避免費用跨月報帳，影響公司及部門的利潤核算。
電話費用原則是按發票實報. 但請自覺劃掉私人話費.
十、資料的整理與歸檔
所有跟單人員對於自己負責的所有資料要及時進行整理並歸檔，保持桌面清潔、資料擺放有序，分配到個人的檔案櫥要及時進行整理，保持資料的整體外觀和實用性，不準亂放；對於公用部分的辦公用品等，要及時進行整理，個人的資料、樣品、樣布等不準隨意亂放，如發現隨意亂放者，將對責任人進行處罰
進出口貨物的:
出口貨物跟單的基本程序：
出口貨物跟單是跟單員對履行合同的跟進。它以貨，證，船，款為中心，包括備貨，催證，改證，租船訂倉，(報關，報驗，裝船)，
制單，結匯等環節。我們將這些程序概括為：
(1).籌備貨物：按訂單及信用證的要求，按時，按質，按量地備好貨物。
(2).催審單證：大多數的支付方式是L/C。對安全收匯有保障，因它是銀行信用。 只要所裝運貨物與信用證條款一致，銀行保證
付款。跟單員應對以L/C為支付方式的合同進行催證，審核和修改的跟蹤工作。
催證：貨物快完成時，要催證。
審證：審證是銀行和公司的共同職責，但在范圍和內容上有所不同。銀行從政策面上，開證的國家有無貿易往來？開證行的資信？
公司審開證人和受益人對否？L/C的貨物和金額與合同是否相同？裝期？特別條款？
改證：審證後發現問題是常事。包裝上，總金額，效期，包括拼寫錯誤。要求對方修改，一份L/C，可能有幾處問題，我們要一一
指出，一次性修改。
(3).訂倉裝船：貨物備妥，L/C沒問題後，我們就要進入到出貨裝櫃，租船訂倉和裝船的階段。按CFR 和CIF成交的，我們負責租船
訂倉和裝船的手續。首先：
出貨裝櫃：跟單員在出貨前三四天就要聯系出貨裝櫃事。這當中要做的工作有貨櫃選擇，製作裝箱單，跟蹤裝櫃等。
A． 貨櫃選擇：根據貨物的不同而選擇不同的貨櫃。常用的有：20』櫃：29 – 30立方/17.5噸；40』櫃：58 – 61 立方/22.5噸；
40』H 68 –71立方/27.5噸。
B． 製作裝箱單：裝箱單著重表現貨物的包裝情況。應包括出貨的品名規格，數量，箱數，毛凈重，包裝尺碼，總體積，箱號，
嘜頭等。
C． 跟蹤裝櫃：出貨前一天通知有關人員並確定出貨數量的准確性。協助生產部門安排好人員裝櫃。貨櫃到廠後，跟單員要監裝，
指導貨物的擺放。如一個櫃內有幾種貨，每一規格的產品要留一二箱放於貨櫃尾部用於海關查貨用。
(4)制單結匯：是出口貨物跟單的最後一個環節。
A.制單：貨物裝船後，跟單員要及時按L/C，合同或其它單據的內容製作各種單據。
要在L/C的有效期內將單據送交銀行。
出口單據主要有：匯票，發票，海關發票，提單，裝箱單，產地證，商檢證，保險單等。
B.結匯:如按L/C的規定製作了單據，並及時送交了銀行，我們就可及時收到貨款了。
單據要求：正確，完整，及時，簡明，整潔
進口貨物跟單的基本程序：
就是跟進進口合同的履行。其程序為：租船訂倉，申請開證，催交裝運，辦理保險，商檢報關及接貨驗收等。
物料采購跟單流程：
（1） 製作訂購單:
跟單員接到所需部門的請購單，要製成訂購單傳給供應商。制訂購單時注意：審查請購單。熟悉訂購的物料，價格確認，確認質量
標准。確認物料需求量，制定訂單說明書，發出訂購單。（製作采購單P。26），將要采購的物料名稱，規格型號，數量，價格。
交期等要求表達清楚。采購單經審核無誤後發給供應商，並要求供應商簽字回傳。
（2）訂單跟蹤
對長期合作的，信譽好的供應商可以不進行跟蹤。跟蹤加工工藝，跟蹤原材料，跟蹤加工過程，跟蹤組裝總測，跟蹤包裝入庫。
（3）物料檢驗
確定檢驗日期，通知檢驗人員，進行物料檢驗，處理檢驗問題
(4)物料進倉
協調送貨，協調接受，通知送貨，物料入庫，處理接受問題
生產過程跟單的流程：
1． 下達生產通知書。
跟單員接到客戶訂單後，應將其轉化為生產通知單。通知單要明確客戶所訂產品的名稱，規格型號，數量，包裝要求，交貨期等。
2． 分析生產能力
生產通知單下達後，要分析企業的生產能力。能否按期，按質地交貨。如不能應採取什麼措施？要不要外包？
3．制定生產計劃：
生產計劃的制定及實施關系著生產管理及交貨的成敗。跟單員要協助生管人員將訂單及時轉化為生產通知單。
4.跟蹤生產進度
（1） 生產進度控制流程：
（2） 生產進度控製作業程序
（3） 生產進度控制重點：
A．實際進度與計劃進度發生差異，要找原因。通常有下列原因：
1． 原計劃錯誤
2． 機器設備有故障
3． 材料沒跟上。
4． 不良率和報廢率過高
5． 臨時工作或特急訂單的影響。
6． 前製程延誤的累積
7． 員工工作情緒低落，缺勤或流動率高
（4） 跟蹤生產進度的表單：有：生產日報表，生產進度差異分析表，生產進度控製表，生產異常處理表，生產線進度跟蹤表。
5.交期延誤：
如是工廠原因，要通知客戶，取得同意後方可出貨。如不同意，一是協商，我們可承擔部分費用將貨出去。二就只好取消訂單了。
6.我們再提一下有關訂單的更改問題：
客戶對已下的訂單因市場變化會有更改，有數量上的，（或增加，或減少）。有包裝上的。（彩印，或白合）。有交期的變更。
（或提前，或推遲）。接到客戶要求變更，首先要看改什麼？能否接收？如我們的貨已生產的差不多了，已收尾，就不可能再更改了。如還沒按排，問題不大。如已按排了部份，要進行協商。比如數量要減，我們已按原數量采購了材料，通用的問題不大。
但如是專用的，客戶要承擔部份費用。對交期：如要提前，我們要根據實際情況說。如要推遲，時間短，問題不大，但如要延遲很長，那倉儲費，損耗費要承擔。
貨物運輸的跟單流程：
1． 海運出口貨物的跟單流程： 視貿易條件的不同而不同，FOB成交，出口方不要租船訂倉。CNF=CFR 出口方不要辦保險。CIF出
口方要租船訂倉還要辦保險。我們出口都希望用CIF成交。
（1） 報驗：收到LC 或貨款，審核無誤後，貨也備好，向商檢機構申報。
（2） 租船訂倉：與船公司或貨代聯系。
（3） 辦保險：CIF價，我們要投保
（4） 貨物集港：出口單位要在船公司通知的時間內將貨物發運到港區內的指定貨場或倉庫。
（5） 報關：貨物集港後，我們應在裝船前24小時向海關辦理申報手續。
（6） 裝船：憑蓋有海關放行章的裝貨單，貨物可裝船。
（7） 發裝船通知：貨物裝船後，即向收貨人發裝船通知。內容包括：LC或SC號，品名，數量，金額，船名，開航日期等。
（8） 支付運費：
（9） 退關：已完成報關手續放行的貨物，因特別情況，如無艙位，貨短少。不能裝船，要向海關申報退回，退關貨物應在運輸工
具結關之前或自退運之日起三天內辦理手續。
2． 海運進口貨物的跟單流程：
也視貿易條件不同而有不同。CIF CFR條件進口，由出口方租船訂艙。我們進口貨物大都按FOB貿易條件進口。我們自已安排船。跟單程序如下：
（1） 租船訂艙：
（2） 發派船通知：船位訂下後，將船名，船期通知出口方，使其按期備好貨，裝船。
（3） 辦保險：我們收到國外賣方裝船通知後，即向保險公司辦理投保。
（4） 匯集單證：各種進口單證是辦理進口報關，報驗，接交等不可缺少的憑證。
（5） 辦理商品登記：凡法檢商品貨到後，我們要憑進口貨物通知單向口岸商檢機構登記。而後海關才受理報關。
（6） 報關：所有進出口貨物都需向海關申報。貨物在經海關查驗與申報內容一致才可放行。
（7） 監卸和交接：船到港卸貨前一般有理貨公司理貨。他代表船方將進口貨物按提單，標記，嘜頭清點件數，驗看包裝後撥交給
進口方。（核對標記對否？是不是應接的貨。對破損的貨物內外包裝要有記錄，作現場拍照。查清損失的具體數量，查明殘缺的
原因和責任人，索要證明以進行索賠。
3． 集裝箱運輸貨物的跟單流程：
出口跟單流程：
（1） 訂艙（訂箱）。按貨的體積訂箱。
20』：29 – 30 17.5t
40』：58 –61 22.5t
40』H 68-71 27.5t
(2) 接受託運,發送空箱
（3） 整箱貨的裝箱與交貨：裝箱前（不得晚於裝箱前24小時）向海關辦理報關。
（4） 拼箱貨的裝箱與交貨：貨送貨運站。該站人員清點接收。
（5） 貨物進港：在船吊裝前24小時截止貨進港。
（6） 換取提單：貨進場的收據是換取提單的憑證。
（7） 裝船：
（8） 寄送資料：
進口：
（1） 寄送資料 起運港的船公司在貨船到港前（近洋24小時，遠洋7天）用傳真或郵寄向卸貨港提供提單副本，艙單，裝箱單等貨
物清單。
（2） 分發單證：船公司或其代理應及時地將起運港寄來的有關貨運單據分別送給有關的進口貨代或收貨人。以使貨到港前做好准
備。
（3） 發到貨通知：船公司預告到港日，船到港後發正式到貨通知。
（4） 換取提貨單：收貨人持正本提單向船公司換取提貨單。
（5） 卸船提貨：辦理進口報關。
（6） 提貨時發現鉛封損壞，或箱子破損，要與貨運站共同簽認，以便向船公司索賠。
8、外貿人如何把控合適的客戶開發時間與跟進頻率
外貿人與客戶接洽過程中，掌握住好的時間與客戶交流，是把握客戶的一大重點。如果潛在客戶在與銷售人員第一次接洽的時候就做出了積極的回應，這簡直是天上掉餡餅。絕大多數情況你甚至得不到一個明確的「不」，而是你發出的信息完全石沉大海。因此，潛在客戶永遠需要銷售人員的進一步跟進。但是，銷售人兄耐員在放棄一個潛在客戶之前， 要和他接洽多少次呢？都應該在什麼時候發出這些消息呢？通過什麼方式發出這些消息，是郵件，電話還是其他的渠道？這才是真正需要解決的問題。一個銷售人員如果不能搞清楚關於接洽的「何時」、「什麼」和「怎樣」的話，想要成功地談下一筆業務只能是事倍功半。下面是總結的一些關於客戶開發流程的心得，也許對你的銷售團隊能夠有所幫助。
接洽次數
首先我們需要澄清一下「接洽」這個概念。這里的「接洽」指的是一個語言消息、一封電子郵件或者一次有詳細記錄的電話聯系或者約見面談。通常情況一下一次社交媒體回復不算是接洽，因為這一類接洽留下的信息一般比較少。
根據統計數據來看，下一次的接洽帶來的回復率和簽約率往往比上一次高。但是這一回復率的增量在第五個接洽點會到達峰值，之後逐步衰減。換句話說，第七次接洽往往不會比第六次接洽的效果好太多，但是第五次接洽的效果就會比第四次好很多。所以，按照數據來看，比較合適的接洽點數量是五個。
不過，關於這個數字，也有一些需要注意的地方。
第一，對不不同產業中的不同客戶肖像來說，最佳的接洽點數量是會變化的。
也許對於有些客戶來說，三次或者七次接洽能夠達到更好的效果，因此你必須自己收集數據，根據實際情況測試效果。
第二，為了保證接洽點數量測試的准確有效，你需要在測試期間對每一位客戶都保證一定的接洽次數。
很多銷售人員都根據買家情況的不同而改變接洽的次數，但是如果你沒有達到預定的跟進次數就放棄的話，你羨簡春怎麼知道以後的跟進效果會不會更好呢？你可以在一開始依賴我們給出的宏觀數據，但是屬於你自己行業的最有效數據，是需要你自己去發現的。
接洽時機
接洽的效果在一天、一周和一個月之內都有一定波動。
依照目前的統計數據，最理想的時機是：
一天之中：下午三點左右（電話），整點前後（郵件）
一周之中：周四與周五
一月之中：每月28-31號
絕大多數銷售人員在每周或者每天的一開始就開始與他們的客戶接洽，但是一般而言，這不是一個合適的時機。因為絕大多數人在此時都在准備安排一天或者一周的工作，然後按照相應的順序開始著力於眼前優先順序最高的工作。
因此，他們其實是沒什麼心思回復銷售電話的。如果你相對晚一些的時候，手上最緊急的事情已經處理完了之後，或者在他們相對放咐仔松的時候打電話去，自然會收獲比較好的接洽效果。
至於開發郵件，你可以在一天的任何時間寫，但是發的時機則需要你的注意。
如果你希望自己的郵件剛好在對方打開郵箱時收到，或者至少出現在最近收件列表的前12封之內，經驗是最好在整點的前後5分鍾發。因此整點前後的5分鍾往往是收件人等待開會或者剛剛開完會的時間，這一段時間的郵件點擊率會明顯地高於其他時刻。
當然，其他的廣告郵件往往也會選擇整點時刻推送，因此可以適當繞開整點時刻而選擇其前後的一段時間。
另外，你該如何安排你的每一次接洽的間隔呢？許多銷售人員過早地把自己的接洽次數用完了。他們第一天接洽兩次，過幾天再一次，過一個多星期再一次，最後月底再一次。這種安排其實是在告訴客戶，你們並不是十分急切地想要和他們聯系。
建議嘗試一下完全相反的方法，在第一次接洽後等待較長的時間，然後每一次接洽的是上一次的一半。
比如，我們可以使用下面這樣的時間表：
初次接洽：5月4號
二次接洽：5月16號(12天以後)
三次接洽：5月22號(6天以後)
四次接洽：5月25號(3天以後)
五次接洽：5月27號(2天以後）
當你接洽次數越來越頻繁，能夠給客戶一種越來越緊迫的感覺，這樣他們會回復你的意願會更強一些。
接洽方式
答案是，所有方式！
一直在普及的集客營銷概念是一種全渠道整合的營銷方式，因此也業務接洽也需要能同時在多渠道進行。具體多少次電話、多少封郵件、多少次面談，就視行業以及客戶的具體情況來定，但是理想情況下，最好每一種都有。
經驗是，使在電話上的力度比郵件稍微重一點，一般會收獲最好的效果。因此，如何接洽的次數是五次的話，那麼最好三次電話聯系，兩封郵件這樣，當然在三封郵件兩次電話，或者在其中加入一次面談也未嘗不可。
總而言之，不建議的方式是採用單一的接洽渠道，或者過度依賴某一渠道。保持多渠道的平衡是比較好的策略。如果你有足夠的時間和精力，強烈建議您親自測試一番。給每一個客戶打五次電話、發五封郵件，當然你要安排好時間以及分配好每一次接洽的方式，你的接洽效果一定會變得更好。但是這么做的更重要的原因是，能夠通過多次接洽，測試出在一天、一周和每個月的哪些時間中，你的接洽可以取得比較好的效果。另外還可以發現多少次接洽對於你來說是效率最高的數字。