1、寫外貿函電的接受訂單信件
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2、進出口合同怎麼書寫
外貿進出口合同怎麼寫？要從哪些方面去寫，一起來看看小編今天的分享吧。
外貿進出口合同主要內容包括：1、甲方和乙方的基本身份信息；2、簡介外貿基本情況；3、合同期限及標的物驗收標准：4、標的物的金額及支付方式；5、標明其他費用；6、雙方的權利和責任；7、違約條款；8、爭議解決方式；9、合同生效方式。
外貿進出口合同【篇一】
甲方：
乙方：
雙方一致同意按下列條款簽訂本合同。
第1條定義
1.1產品：本合同中所稱「產品」，系指由甲方製造並以其商標銷售的(產品名稱)和隨時經雙方以書面同意的其他商品。
1.2地區：本合同中所稱「地區」，系指_________國_________.
1.3商標：本合同中所稱「商標」系指(商標全稱)_________.
第2條委任及法律關系
2.1委任：在本合同有效期內，甲方委任乙方作為其代理，以便在「地區」獲致「產品」的訂單。乙方願意接受並承擔此項委託。
2.2法律關系：本合同給予乙方的權利和權力只限於給於一般代理的權利和權力，本合同不產生其它任何關系，或給予乙方以代表甲方或使甲方受其它任何合同約束的任何權利，特別是，本合同並不構成或委派乙方為甲方的代表，雇員或合夥人。雙方明確和理解並同意，在任何情況下，乙方可能遭受的任何損失，不論部分或全部，甲方均不承擔責任。
2.3指示：乙方應嚴格遵守甲方隨時發來的指示。由於乙方超越或違背甲方指示而造成的任何索賠、債務和責任，乙方應設法保護甲方利益並賠償甲方因此而遭受的損失。
第3條甲方的責任
3.1廣告資料：中方應按實際成本向乙方提供合理數量的「產品」樣品、樣本、價目表、廣告宣傳用的小冊子及其他有關「產品」推銷的輔助資料。
3.2支付推銷：甲方應盡力支持乙方開展「產品」的推銷;甲方不主動向乙方代理「地區」的其他客戶發盤。
3.3轉介客戶：除本合同另有規定外，如「地區」其他客戶直接向甲方詢價或訂購，甲方應將該客戶轉介乙方聯系。
3.4價格：甲方提供乙方的「產品」價格資料，應盡可能保持穩定，如有變動應及時通知乙方，以利推銷。
3.5優惠條款：甲方提供乙方獲致訂單的條款是惠的。今後如甲方向「地區」其他客戶銷售「產品」而提供比本合同更有利條件時，甲方應立即以書面通知乙方，並向乙方提供比此項更有利的條件。
3.6保證：甲方擔保凡根據本合同出售的「產品」如經證實在出售時質量低劣，並經甲方認可，則甲方應予免費修復或調換。但此項免費修復或調換的保證，以「產品」在出售後未經變更或未經不正確地使用為限。除上述保證外，甲乙雙方均同意不提供任何其它保證。
第4條乙方的責任
4.1推銷：乙方應積極促進「產品」的推銷，獲取訂單，並保持一個有相當規模和足夠能力的推銷機構，以利「產品」在「地區」的業務順利開展和擴大。
4.2禁止競爭：乙方除得到甲方書面同意外，不應製造、購買、獲取訂單、或協助推銷與本合同「產品」相同或類似的其他國家商品，或將本合同內「產品」轉銷其他國家和地區。
4.3最低銷售額：在本合同有效期間的第一個十二個月內，乙方從「地區」客戶獲得的「產品」訂單，總金額應不少於_________元。以後每十二個月遞增百分之十五。
4.4費用：在本合同有效期內，乙方應承擔在「地區」推銷和獲取「產品」訂單的全部費用，如電報費、旅費和其他費用，本合同另有規定者除外。
4.5「產品」價格與條件：乙方保證按照甲方在本合同有效期內隨時規定的價格和條件進行推銷。在獲取訂單時，乙方應充分告知客戶，甲方的銷售確認書或合同內的一些條款以及任何訂單均須經乙方確認接受後方為有效。乙方收到的「產品」訂單，應立即轉給甲方以便予以確認或拒絕。
4.6督促履約：乙方應督促買戶嚴格按照銷售確認書或合同的各項條款履約，例如及時開立信用證等等。
4.7市場情況報導：乙方應負責每月(或每季)向甲方提供書面的有關「產品」的市場報導，包括市場上同類產品的銷售情況、價格、包裝、推銷方式、廣告資料、客戶的反應和意見等。如市場情況發生重大變化時，乙方應及時以電報通知甲方。
第5條傭金
5.1傭金率及支付方式：凡經乙方獲得並經甲方確認的訂單，甲方在收妥每筆交易全部貨款後，將按發票凈售價付給乙方百分之_________傭金。為了結算方便，傭金每月(季)匯付一次。如有退貨，乙方應將有關傭金退還甲方。
5.2計算基礎：上述「發票凈售價」系指甲方開出的「產品」發票上的總金額(或毛售價)減去下列費用後的金額，但以這些費用業經包括在毛售價之內者為限：
(1)關稅及貨物稅，
(2)包裝、運費和保險費，
(3)商業折扣和數量折扣，
(4)退貨的貨款，
(5)延期付款利息，
(6)乙方傭金。
5.3甲方直接成交的業務：凡乙方「地區」的客戶，雖已了解甲乙雙方的貿易關系，或經甲方轉介與乙方，但仍堅持與甲方直接交易，則甲方有權與之成交，保留百分之_________傭金與乙方，並將此項交易作為本合同第4.3款最低銷售額的一部分。
如乙方「地區」的客戶在中國訪問期間(包括參加在中國舉辦的各種交易會)與甲方達成「產品」的交易，目的港為乙方代理「地區」者，甲方有權接受其訂單，但不為乙方保留傭金，亦不計入上述最低銷售額。
5.4超額傭金：如乙方在本合同有效期內積極推銷「產品」並超額完成年度最低銷售額(按實際出運金額計算)，甲方對超額部分除支付規定的傭金外，應另付乙方獎勵傭金：(1)超額百分之五十時，獎勵傭金為百分之_________;(2)超額百分之一百及以上時，獎勵傭金為百分之_________.獎勵傭金在年度終了由甲方結算後一次匯付乙方。
第6條合同有效期
本合同有效期為_________年，期滿自動失效。如雙方同意延續本合同，任何一方應在期滿_________天前用書面通知對方以便相互確認。
第7條合同的終止
7.1終止：合同雙方應認真負責地執行各項條款。在下列條件下，每一方得以書面通知另一方立即終止本合同或取消其中某一部分：
(1)如一方未能履行本合同的任何一項義務，而此項違約在接到另一方書面要求糾正的通知後_________天內又未能加以糾正;
(2)如一方自動或被迫申請宣告破產，自動或被迫申請改組、清理、解散、或對該方指定了產業管理人;
(3)如發生違反本合同第8條有關商標使用或注冊的情況;
(4)如發生本合同第9條不可抗力事由，一方在超過_________天期限後仍無法履行其義務時。
7.2終止的影響：本合同的終止並不解除雙方按照本合同規定業已產生但未了結的任何債務。凡在合同終止前由於一方違約致使另一方遭受的損失，另一方仍有權提出索賠，不應受終止本合同的影響。
乙方特此聲明：由於終止本合同而引起的損害，乙方放棄要求補償或索賠，但終止本合同前甲方應付乙方的應得傭金仍應照付。
第8條商標
甲方目前擁有和使用的商標、圖案、及其他標記，均屬甲方產權，未經甲方特別以書面同意，乙方均不得直接或間接地、全部或部分地使用或注冊。即使甲方特別以書面同意乙方按某種方式使用，但在本合同期滿或終止時，此種使用應隨即停止並取消。
關於上述權利，如發生任何爭議或索賠，甲方有權立即單方面取消本合同並且不承擔由此而產生的任何責任。
第9條不可抗力
任何一方由於人力不可抗拒事由，以致直接或間接地造成任何遲延或無法履行本合同全部或部分條款時，另一方不得提出索賠要求。此類事由包括：水災、火災、風災、地震、海嘯、雷擊、疫病、戰爭、封鎖、禁運、扣押、戰爭威脅、制裁、、電力控制、禁止進口或出口、或其它非當事人所能控制的類似原因、或雙方同意的其它特殊原因。
有關一方應在事故發生後_________天內以書面通知另一方，並提供當地有關機構的證明文件，證明不可抗力事故的存在。
第10條仲裁
凡有關合同或執行本合同而發生的一切爭執，雙方應通過友好協商解決。如協商不能解決，雙方同意提交中國國際經濟貿易仲裁委員會按該會的仲裁規則進行仲裁。仲裁裁決是終局的，對雙方都有約束力。任何一方不得再以訴訟或其他方式向法院或其它機構申請變更。仲裁費用由敗訴一方負擔，仲裁裁決另有規定者按照規定辦理。
第11條轉讓
要合同任何一方在未經徵得另一方書面同意之前，不得將本合同規定的任何權利和義務轉讓給第三者。任何轉讓，未經另一方書面明確同意，均屬無效。
第12條合同生效及其他
12.1生效日期：本合同自雙方簽字之日起立即生效。
12.2未盡事宜：本合同如有未盡事宜須加補充或修改時，應以書面提出並經雙方正式授權的代表簽署後方能生效。
12.3標題：本合同各項條款的標題僅為方便而設，不應限制或影響合同中任何條款的實質。
12.4全部合同：本合同系雙方關於本合同主題的全部合同和諒解。除本合同有明文規定者外，以前其它有關本合同主題的任何條件，聲明或保證，不論是以書面或口頭提出的，對雙方都無約束力。
12.5正式文本：本合同及附件以中文和英文繕就，每種文本有二正二副，簽署後雙方各執正副本各一份，兩種文本具有同等效力。
12.6政府貿易：本合同不適用於雙方政府之間的貿易或甲方與乙方政府之間達成的交易，亦不適用於易貨貿易或投標交易。
甲方(蓋章)：_________乙方(蓋章)：_________
代表(簽字)：_________代表(簽字)：_________
_________年____月____日_________年____月____日
簽訂地點：_________簽訂地點：_________
外貿進出口合同【篇二】
________公司(以下簡稱賣方)與________公司(以下簡稱買方)訂立合同如下：
第一條合同
賣方賣出、買方購入商品。商品應符合下文第四條中所確定的清單no1。該清單為本合同的附件，是本合同不可分割的組成部分。
第二條價格和合同總金額
在清單no1中所載明的商品價格，以美元計價。本合同總金額為__________。商品價格包括抵____的一切費用，同時包括在買方國境外預付的包裝、標記、保管、裝運、保險的費用。
第三條供貨期限和日期
商品應在賣方銀行通知保兌的、與第二條所列金額相符的有效信用證時起60天內從公司運往________。
賣方有權提前供貨，也有權視情況一次或幾次供貨。
第四條商品品質
商品品質和數量由買賣雙方以書面協議確定，在本合同附件清單no1中載明。清單no1附在本合同上(見第一條)。
第五條包裝和標記
商品包裝應符合規定的標准和技術條件，保證貨物在運輸中完好無損。
每件貨物上應有以下標記：
________到達站名稱;
________賣方名稱;
________買方名稱;
________貨件號;
________毛重;
________凈重：體積(用立方米表示)。
第六條支付
買方應在本合同簽訂後20個工作日內開立以賣方為受益人、不可撤銷的、可分割的、可轉讓的跟單信用證。該信用證的總金額在合同第二條中載明，其有效期至少80天。
信用證由賣方選擇的、法律上承認的________銀行開立並確認。以信用證付款憑賣方向銀行提交以下單據進行：
________發票一式三份;
________全套買方名義下的運輸單;
________包裝單一式三份;
________本合同副本;
________在買方國境內的一切銀行費用由買方負擔，在買方國境外的一切費用由賣方負擔。
第七條商品的交接
所有商品應由檢查人員進行必要的數量和品質檢查。
檢查人員的結論是最終結論，買賣雙方不得對此有爭議。
餘下部分買方可以拒收和退還，買方應單獨保管其拒收的商品，並對此承擔責任，便於賣方、供貨人和檢查人員進行可能的檢查。如果確定拒收成立，對商品的責任自動轉移給賣方，由賣方自行決定商品的處理，商品的保管費由供貨人支付。
第八條保險
根據上文第二條由________對商品在運抵________港之前進行保險。
第九條品質保證
商品品質應符合清單no1。買方沒有義務接收不符合清單no1的商品。買方可以不加解釋和不出示證據退還未被接收的商品(見下文第十條)。
根據下文第十條，賣方應在收到買方理由充分的索賠時起30天內如數更換未被接收的商品，以保證完全按照本合同規定運送貨物。
第十條索賠
商品運到時，買方有權就商品的數量向賣方提出索賠(見第七條)，反之，買方接收共同指定的檢查員確定的數量的商品。買方可以就商品品質不合格向賣方提出索賠。所有運抵的商品如果沒有以適當的方式拒收或退回，都被認為買方已經接收。
有充分理由退還的拒收商品都被認為賣方供貨不足，同時免除對買方就拒收商品的支付或賠償提出任何異議。檢查員最終確定有充分理由拒收和退回商品的數量。
在商品原封不動或無損壞退還賣方的情況下，未超出檢查員確定的界限的商品的拒收，無需經商品不合格證明，在規定的期限內，根據必需的手續，應由賣方無條件承認。買方索賠函用掛號信寄給賣方。就某一批商品提出索賠，不能成為雙方拒收和拒付根據本合同所規定的其他供應商品的理由。
第十一條不可抗力
出現不可抗力，即火災、自然災害、封鎖、禁止進出口和其他合同雙方人力不可抗拒的情況造成合同某一方不能完全或部分履行合同義務時，按不可抗力與其後果存在的時間推遲履行合同義務。
如果上述情況與其後果持續達三個月以上，任何一方都有權拒絕履行本合同項下的義務。在此情況下，任何一方都無權要求補償可能的損失。
由不可抗力造成不能履行合同義務的一方應盡快將妨礙履行義務的不可抗力的出現和終止情況通知另一方。由賣方或買方國有關商會出具的證明是上述不可抗力情況出現的必需證明。
第十二條罰則
如違反本合同規定的貨物抵達期限，賣方應向買方支付罰金。罰金數額規定如下：
1.在最初三周內每過期一個日歷周支付未交商品總金額的1%;
2.以後每過期一個日歷周支付未交商品總金額的2%，但罰金總額不能超過未交商品總金額的15%。
第十三條其他條件
任何一方在沒有徵得另一方書面同意的情況下不得將自己對本合同的權利和義務轉讓給第三者。
對合同的一切修改和補充意見只有以書面形式形成並經雙方簽字後才有效。
在買方國境內的一切費用和規費，包括海關規費和關稅，與訂立、履行本合同有關的費用，由買方承擔，在買方國境外，則由賣方承擔。
本合同用________兩種文字書就，兩種文本具有同等法律效力。
第十四條仲裁
由本合同派生或與本合同有關的一切爭議和分歧由國際仲裁機構審理。
第十五條雙方法定地址
賣方：________________________________
地址：____________郵碼______電話_____
買方：________________________________
地址：____________郵碼______電話_____
外貿進出口合同【篇三】
簽約地點：______________
日期：__________________
甲方：________地址：__________電話：__________傳真____________
乙方：________地址：__________電話：__________傳真____________
根據平等互利原則，______________有限公司與______________有限公司友好協商特約簽定本合同。
一、雙方承諾：由乙方提供不作價設備______美元(港幣)給甲方用於加工生產______之用，(詳見設備清單)。產權歸乙方所有。使用期限為______年，在監管期限內，不得擅自在境內銷售、串換、轉讓、抵押或者移作他用。到期後如不續簽，則由甲方協助乙方申報海關核准後處理。乙方以免費方式提供設備，不需甲方辦理付匯進口，也不需用加工費或差價償還設備款。
二、甲方向乙方購買原料、輔料
??
三、甲方供乙方製成品的數量及金額
??
四、乙方供料於____________________起運抵_______________
甲方製成品於_________________日前運往______________
五、運輸方式及運費用
_______________________________________________________
六、保險費負擔
______________________________________________________
七、付款方式
_____________________________________________________
八、包裝要求
_____________________________________________________
九、仲裁：因執行本合同所發生的爭議或與本合同有關的一切爭議，雙方應通過友好協商解決，如果協商不能解決，應提交中國國際貿易促進委員會根據該會仲裁程序進行仲裁，仲裁裁決為最終裁決，對雙方都有約束力。
十、本合同一式八分，由簽字雙方各執一分，其餘六分報送有關部門備案。
甲方(蓋章)：__________________
乙方(蓋章)：__________________
外貿進出口合同【篇五】
外貿合同Contract
編號：No：
日期：Date：
簽約地點：Signedat：
賣方：Sellers：
地址：Address：郵政編碼：PostalCode：
電話：Tel：傳真：Fax：
買方：Buyers：
地址：Address：郵政編碼：PostalCode：
電話：Tel：傳真：Fax：
買賣雙方同意按下列條款由賣方出售，買方購進下列貨物：
.
1貨號ArticleNo.
2品名及規格Description&Specification
3數量Quantity
4單價UnitPrice
5總值：
數量及總值均有_____%的增減,由賣方決定，外貿出口合同。
TotalAmount
With_____%.
6生產國和製造廠家
7包裝：Packing：
8嘜頭：ShippingMarks：
9裝運期限：TimeofShipment：
10裝運口岸：PortofLoading：
11目的口岸：PortofDestination：
12保險：由賣方按發票全額110%投保至_____為止的_____險。
Insurance：Tobeeffectedbybuyersfor110%offullinvoicevaluecovering_____upto_____only.
13付款條件：
買方須於_____年_____月_____日將保兌的，不可撤銷的，可轉讓可分割的即期信用證開到賣方。信用證議付有效期延至上列裝運期後15天在中國到期，該信用證中必須註明允許分運及轉運。
Payment：
Byconfirmed,irrevocable,transferableanddivisibleL/___/___/_____fshipment.TjeL/.
14單據：Documents：
15裝運條件：TermsofShipment：
16品質與數量、重量的異義與索賠：Quality/QuantityDiscrepancyandClaim：
17人力不可抗拒因素：
由於水災、火災、地震、乾旱、戰爭或協議一方無法預見、控制、避免和克服的其他事件導致不能或暫時不能全部或部分履行本協議，該方不負責任，合同範本《外貿出口合同》(http://www.unjs.com)。但是，受不可抗力事件影響的一方須盡快將發生的事件通知另一方，並在不可抗力事件發生15天內將有關機構出具的不可抗力事件的證明寄交對方。
ForceMajeure：
partofthisagreementetoflood,fire,earthquake,draught,,controlled,.However,currence.
18仲裁：
在履行協議過程中，如產生爭議，雙方應友好協商解決。若通過友好協商未能達成協議，則提交中國國際貿易促進委員會對外貿易仲裁委員會，根據該會仲裁程序暫行規定進行仲裁。該委員會決定是終局的，對雙方均有約束力。仲裁費用，除另有規定外，由敗訴一方負擔。
Arbitration
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3、外貿訂單英語郵件全過程範文
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4、誰有一整套標準的外貿單證模板？請發我一份 [email protected]，謝謝!
進口應該分為一般貿易進口和進料加工企業的進口這兩種方式。
首先說一下一般貿易進口。一般貿易進口，首先要確定付款方式，是T/T呢，還是L/C呢，如果是L/C，那就要先開證，等開完信用證後，確定進口的船期，等船到以後。開始進行進口的操作。
1.首先是要得到國外客戶的提單，發票、箱單，如果是從韓國和日本進口貨物的話，還必須要有非木質包裝證明。
2.首先要那提單到船公司去換單，也就是拿提單去從船公司換回該批貨物的提貨單，也就是艙單。上面有你們公司進口貨物的詳細的船務信息。
3.需要提前做商檢的進口貨物，還要到商檢局做商檢，實際上換單和商檢應該提前進行。如果進口的貨物不需要商檢，那就不用了。實際上你進口的貨物需要不需要商檢你讓你們的貨代幫你查一下就知道了，也可以自己查，通過商品編碼書。
4。等換完單以後，如果需要上見得也進行商檢了，那填好進口報關單給貨代進行報關，報關所要用的資料是：發票、箱單、從船公司換回的提貨單、報關委託書、進口貨物報關單、如果需要商檢的還有商檢證。
5.一般貿易進口貨要交進口關稅的，所以，為了加快進口通關的力度，最好是開一張口頭的支票，（不過這種方式一辦企業的財務不會答應的）等海關打出繳款書以後，就要開支票。一般進口貨物給海關的關誰都要用支票交的。交關稅一般是到中國銀行，等交完關稅以後，銀行會給你在繳款書上面蓋銀行的章。
6.把交款書交給貨代，讓後由貨代給海關通關放行。這就是一般所說的一次放行。
7.海關收到關稅以後會在提貨單上蓋海關的放行章，拿著這個提貨單到船公司所在的碼頭提貨。（這就是一般所說的二次放行）
進料加工貿易的進口，其大體的程序差不多。唯一不同的是要先辦手冊。（關於手冊的辦理有空再另闢主題）分為進料加工手冊和來料加工手冊。報關的時候要用加工貿易的手冊，再加上一般貿易幾口所需的資料進行報關。
再就是繳關稅，因為有手冊，所以如果你進口的貨物是免稅的，只繳保證金，有的是需要繳全額的也就是100％的保證金，有的只繳100元的保證金。這些保證金等你的手冊上面的所有進口料件核出口成品都出完了，那就要核銷，核銷完了你繳的保證金會一分不少的退回給你。和一般貿易所交的關稅的操作程序一樣。只不過一個是關稅，一個是保證金。
收貨人預備進口單據→換單→報檢→報關→辦理設備交接單→提箱→提貨
外貿出口單證流程是整個外貿工作的核心。新手通過學習單證，可以很清晰地將整個外貿環節串聯起來。
做了幾年外貿，我對於出口方面比較熟悉，也有一些心得體會。現在將外貿出口單證流程部分拿出來給大家分享一下，之前的業務部分，也就是客戶詢盤，業務部門報價，而後拿到訂單，經過外貿公司的審核，通過，下訂單給工廠的部分我就不多說了，那些步驟大同小異。我現在來說說貨品備好後，准備出貨時涉及到的外貿出口單證流程的部分。
1 確定這個合同的收匯方式
——如果是L/C付款的客戶，通常是在交貨期前1個月確認L/C已經收到，收到L/C後需業務員和單證員分別審查信用證，檢查是否存在錯誤，交貨期能否保障，及其他可能的問題，如有問題應立即請客人修改L/C。
——如果是T/T付款的客戶，要確認定金已經到賬。
——如果是遠期L/C, D/A等條款收匯方式的客戶，需經總經理確認批准。
2 驗貨，並拿到驗貨合格的報告。
——在交貨期前一周，要通知公司驗貨員驗貨(部門跟單員跟進)。
——如果客人要自己或指定驗貨人員來驗貨的，要在交貨期一周前，約客戶查貨並將查貨日期告知外貿部。
——如果客人指定由第三方驗貨公司或公證行等驗貨的，要在交貨期兩周前與驗貨公司聯系，預約驗貨時間，確保在交貨期前安排好時間。確定後將驗貨時間通知工廠。
完成驗貨後，要拿到驗貨合格報告，要是不合格，就要通知工廠改進貨品或重新生產等等。
3製做基本文件和單證:
在收到客戶正式的訂單時，應製作出口合同, 出口商業發票,裝箱單，出口貨物托運單,核銷單, 報關單, 報關委託書, 報驗委託書(工廠的外貿人員還需要准備: 商檢換證憑單,紙箱檢驗單) 等文件.
4商檢：
如果是國家法定商檢產品，在給工廠下訂單時要說明商檢要求，並提供出口合同，發票, 裝箱單等商檢所需資料。而且要告訴工廠產品的出口口岸，便於工廠辦理商檢。應在發貨一周之前拿到商檢換證憑單/條。
5租船訂倉：
——如果跟客人簽定的合同是FOB CHINA條款，通常客人會指定運輸代理公司或船公司。應盡早與貨代聯系，告知發貨意向，了解將要安排的出口口岸，船期等情況，確認工廠的交貨能否早於開船期至少一周以前，以及船期能否達到客人要求的交貨期。應在交貨期7天之前向貨運公司發出書面定倉通知，通常在開船5天前可拿到進倉單。
——如果是由賣方支付運費，應盡早向貨運公司或船公司咨詢船期，運價，開船口岸等。經比較，選擇價格優惠，信譽好，到港時間准時,船期時間合適的船公司，並告訴業務員通知客人。如客人不同意時要另選客人認可的船公司。開船前一周書面定倉，程序同上。
——如果貨物不夠一個小櫃，需走散貨時，向貨代公司定散貨倉位。拿到進倉單時，還要了解截關時間，入倉報關要求，等內容。
——向運輸公司定倉時，一定要傳真書面出口貨物托運單，註明所定船期，櫃型及數量，目的港等內容，以避免差錯.
6．安排拖櫃：
——貨物做好並驗貨通過後，委託拖車公司提櫃，裝櫃。拖車公司應選擇安全可靠，價格合理的公司簽定協議長期合作，以確保安全及准時。要給拖車公司傳真以下資料：定倉確認書/裝櫃圖紙，船公司，定倉號，拖櫃委託書，註明裝櫃時間，櫃型及數量，裝櫃地址，報關行，及裝船口岸等。如果有驗貨公司監裝櫃，要專門聲明，不能晚到。並要求回傳一份裝櫃資料，列明櫃號、車牌號、司機及聯系電話等. 如是船公司直接安排拖車，以上工作都不用做，直接約定裝櫃日期即可。
——傳真一份裝車資料給工廠，列明上櫃時間、櫃型、訂倉號、訂單號、車牌號以及司機聯系電話。
——要求工廠在貨櫃離開工廠後盡快傳真一份裝貨通知給業務部，列明貨櫃離廠時間、實際裝貨數量等，並記下裝箱號碼和封條號碼作為提單的資料。要求工廠裝櫃後一定要記住封緊鎖上.
7委託報關：
在拖櫃前要將報關所需資料（出口發票，裝箱單，核銷單，報關單等，以及客戶或海關要求的證明文件）交給合作報關行，委託出口報關及做商檢通關換單。通常要給報關留出兩天時間（船截關前）。委託報關時，應提供一份裝櫃資料，內容包括所裝貨物及數量，口岸，船公司，定倉號，櫃號，船開截關時間，拖車公司，櫃型及數量，本公司的聯系人和電話地址等。
8獲得運輸文件：BILL OF LOADING 提單
——最遲在開船後兩天內，要將提單補充內容(如果需要修改的話)傳真給船運公司或貨運代理。提單補充內容要按照L/C或客人的要求來做，並給出正確的貨物數量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司隨同提單出的船證明等。
——督促船公司盡快出提單樣板及運費帳單。仔細核對樣本無誤後，向船公司書面確認提單內容。如果提單需客人確認的，要先傳真提單樣板給客人，得到確認後再要求船公司出正本。
——及時支付運雜費，付款後通知船公司及時取得提單等運輸文件。支付運費應做登記。
——如果客戶是做FOB條款的, 應該及時通知客戶保險,並將提單副本傳真給他.
提單是外貿出口單據流程里很重要的一環，對於船公司來說，提單是客人提取貨物的唯一憑證。一定要仔細核對。核對完畢的正本提單最好是清潔提單。
9准備其他文件
——商業發票Commercial Invoice 或者NVOICE：L/C 要求提供的文件中，對商業發票要求最嚴格。發票的日期要確定在開證日之後，交貨期之前。發票中的貨物描述要與L/C上的完全相同，小寫和大寫金額都要正確無誤。L/C上對發票的條款應顯示出來，要顯示嘜頭。如果發票需辦理對方大使館認證，一般要提前20天辦理。
——FORM A普惠制原產地證：FORM A 原產地證要在發貨之前到當地商品檢驗局申辦。需注意的是運輸日期要在L/C 的交貨期和開船日之前，在發票日期之後。未能在發貨之前辦理的，要辦理後發證書，需提供報關單，提單等文件。經香港轉運的貨物，FORM A證書通常要到香港的中國商檢公司辦理加簽，證明未在港對貨物進行再加工。
—— 一般原產地證CERTIFICATION OF ORIGINA：一般原產地證可在中國貿易促進會辦理，要求低一些。可在發貨之後不太長的時間內補辦。如果原產地證書要辦理大使館加簽，也和發票一樣要提前20天辦理。
——裝運通知SHIPPING ADVICE：一般是要求在開船後幾天之內，要通知客人發貨的細節，包括船名，航班次，開船日，預計抵港日，貨物及數量，金額，包裝件數，嘜頭，目的港代理人等。有時L/C要求提供發送證明，如傳真報告書，發函底單等，注意按客人要求的時間內辦理。
——裝箱單PACKING LIST：裝箱單應清楚地表明貨物裝箱情況。要顯示每箱內裝的數量，每箱的毛重，凈重，外箱尺寸。按外箱尺寸計算出來的總體積要與標明的總體積相符。要顯示嘜頭和箱號，以便於客人查找。裝箱單的重量，體積要與提單相符。
以上單證，以客人要求為准，客人不要求的可以不辦，客人如果要求特殊的證明材料，如有的客人要求提供受益人聲明（BENEFICIARY CERTIFICATION）要及時按照要求給予辦理。
10 交單：
——採用L/C收匯的，應在規定的交單時間內，備齊全部單證，並嚴格審單，確保沒有錯誤，才交銀行議付。
——採用30% deposit,T/T收匯的，在取得提單後馬上傳真提單給客人付70%餘款，確認收到餘款後再將提單正本及其他文件寄給客人。
——如果100%T/T收匯的，要求收全款貨款才能做貨的，要等收款後再安排生產。拿到提單後可立即寄正本提單給客人。
交單收匯的原則：如果是T/T方式,那要先收到所有貨款再放單給客戶，也就是先收匯，再放單；如果是L/C方式，那要在規定時間內，按照信用證要求制單，審單，並將所有信用證要求的單據交到客戶指定銀行進行議付。
11業務登記：
每單出口業務在完成後要及時做登記，包括電腦登記及書面登記，便於以後查詢，統計等。
12文件存檔：
所有的外貿單證、L/C和議付文件必須留存一整套以備查用。
按照以上的順序，外貿出口單證流程就完成了，如果是作為助理，或想控制出口費用成本，單證員平時應注意收集海空運價,船期，航線等信息，為業務員的報價提供幫助.外貿的起步階段做跟單,熟悉流程和產品,積累了經驗就可以做業務,開發市場。
5、外貿發貨單格式怎麼做？
一、外貿發貨單由外貿業務員製作，是倉庫的出貨憑證，倉庫管理人員根據外貿發貨單，安排裝櫃或安排發貨到指定地點。因此發貨單上，要註明送貨地址、送貨地接收人、聯系方式、裝櫃要求、訂單號碼、貨物明細、數量、包裝尺寸、運輸費用、出貨日期、要求到達日期、以及其他需要向倉庫交代的特殊要求等。
二、外貿發貨單格式參考如圖。
6、在外貿中樣板單指的是什麼？
樣板單就是樣品單，樣品單(Sample Orders)客戶希望相關企業能做出以前從未做過的東西，向相關企業發出樣品訂單，選擇滿意的企業，其中根據協商，樣品訂單分為收費和不收費的，大部分是需要收費的!相對一般訂單來說，對樣品形狀，重量，BOM結構等有嚴格要求!