1、下訂單的函電信函的結構
下訂單的函電信函的結巧搭扮構需孝灶要九個部分組成。
1、信頭，信頭是寫信人公司的名稱，位於信紙的上部枝嘩。外貿公司或廠家一般都備有印有信頭的信箋。信頭通常應包括公司名稱、地址、郵編、電話號碼、傳真號碼、E-mail等。
2、日期，需要寫上下訂單時的准確時間。
3、引證號碼，一般有兩個它是發信人為了便於歸檔分類所作的編號，同時也是希望對方復信時指明原信編號，以便查找。
4、信內地址，收信人的公司名稱及地址。
5、稱呼，寫信給公司時常用DearSir英或Gentlemen，如寫信給公司的某個人，可用DearMr女性用DearMadam，較熟悉的人可稱呼DearJohn，DearAlice等。
6、事由，位於稱呼語下面，常用大寫或劃底線形式以示醒目，使收信人一看便知其內容，並能及時轉交有關經辦人。
7、正文大多包括三部分，第一段，引導段。第二段，提供信息或說明事實。第三段，涉及將來的打算和行動。
8、結尾敬語，外貿函電不管什麽內容大都採用格式俗套Yoursfaithfullysincerelytruly，其中Yours可以與後面成分顛倒。
9、簽名簽名通常列印在手寫簽名的下面，其下列印寫信人的職務或職位。
2、外貿英語函電的語言特點
商務信函一般由：信頭、編號和日期、封內地址、稱呼、事由、信文、結尾敬語、簽署、附件、附言等組成。
信頭（Heading）：指發信人的姓名（單位名稱）、地址和日期，一般寫在信紙的右上角。一般公函或商業信函的信紙上都印有單位或公司的名稱、地址、電話號碼等，因此就只需在信頭下面的右邊寫上寫信日期就可以了。
地址：英文地址的寫法與中文完全不同，地址的名稱按從小到大的順序：第一行寫門牌號碼和街名；第二行寫縣、市、省、州、郵編、國名；然後再寫日期。標點符號一般在每一行的末尾都不用，但在每一行的之間，該用的還要用，例如在寫日期的時候。
日期的寫法，如1997年7月30日，英文為：July 30，1997（最為普遍）； July 30th，1997；30th July，1997等。1997不可寫成97,以免引起歧義。
信內地址：在一般的社交信中，信內收信人的地址通常省略，但是在公務信函中不能。將收信人的姓名、單位、地址等寫在信頭日期下方的左角上，要求與對信頭的要求一樣，不必再寫日期。
稱呼（Salutation）是寫信人對收信人的稱呼用語。位置在信內地址下方一、二行的地方，要求從該行的頂格寫起，在稱呼後面一般用逗號（英國式），也可以用冒號（美國式）。寫給公務上的信函用Dear Madam，Dear Sir或Gentleman（Gentlemen）不用專指某個人。注意：Dear純屬公務上往來的客氣形式。Gentlemen總是以復數形式出現，前不加Dear，是Dear Sir的復數形式（有時也可Dear Sirs）。寫給收信人的信，也可用頭銜、職位、職稱、學位等再加姓氏或姓氏和名字。例如：Dear Prof. Tim Scales, Dear Dr.John Smith。
事由：在公務信函中，通常在稱呼與正文之間，有Re：或Subject：（事由）字樣。一般在信紙的中間，也可與「稱呼」對齊。還應在底下加橫線、加粗等，以引起讀信人的注意，使收信人便於在讀信之前就可了解信中的主要內容。
正文（Body of the Letter）：位置在下面稱呼語隔一行，是信的核心部分。因此要求正文層次分明、簡單易懂。
結束語：恭維性的，位置在正文下面一到兩行的地方，從正文的開頭偏右的位置，句末用逗號，比較常用的是truely yours（yours truely）或者faithfully yours、sincerely yours。
簽名：此項是必需的，結束語後的一到兩行後面，也是在信紙的中間偏右的位置開始寫，同時，在結束語的正下方簽名下面要用機器打出簽名，以便於對方識別。還需要把寫信人的頭銜、職位等打在名字下面。
附言：該內容可有可無，簽名下方用PS開頭，表示下面的內容是補充的，ps應和正文齊頭。附言應盡量簡短。而一般盡量避免使用附言，因為這樣表明你正文的內容未考慮完備。
附件：有時按需要應該添加。信紙的左下下，用英文字母encl：或者enc：表明後面是附件的內容。
商務外貿函電的書寫原則：
一、Courtesy 禮貌：語言要有禮且謙虛，及時地回信也是禮貌的表現。
例如：
We have received with many thanks your letter of 20 May, and we take the pleasure of
sending you our latest catalog. We wish to draw your attention to a special offer which
we have made in it.
You will be particularly interested in a special offer on page 5 of the latest catalog
enclosed, which you requested in your letter of 20 May.
二、Consideration 體諒：寫信時要處處從對方的角度去考慮有什麼需求，而不是從自身出發，語氣上更尊重對方。
例如：
"You earn 2 percent discount when you pay cash. We will send you the brochure next
month. "就比"We allow 2 percent discount for cash payment. We won't be able to send you
the brochure this month." 要好。
三、Completeness 完整
一封商業信函應概況了各項必需的事項，如邀請信應說明時間、地點等，確忌寄出含糊不清的信件。
四、Clarity 清楚：意思表達明確，要注意：
（一）避免用詞錯誤：
例如：As to the steamers sailing from Hong Kong to San Francisco, we have bimonthly direct services.
此處bimonthly有歧義：可以是twice a month 或者once two month.故讀信者就迷惑了，可以改寫為：
1.We have two direct sailings every month from Hong Kong to San Francisco.
2.We have semimonthly direct sailing from Hong Kong to San Francisco.
3.We have a direct sailing from Hong Kong to San Francisco.
（二）注意詞語所放的位置：
例如：
1. We shall be able to supply 10 cases of the item only.
2. We shall be able to supply 10 cases only of the item.
前者則有兩種商品以上的含義。
（三）注意句子的結構：
例如：
1.We sent you 5 samples yesterday of the goods which you requested in your letter of
May 20 by air.
2.We sent you, by air, 5 samples of the goods which you requested in your letter of
May 20.
五、Conciseness 簡潔
（一）避免廢話連篇：
例如：
1.We wish to acknowledge receipt of your letter...可改為：We appreciate your
letter...
2.Enclosed herewith please find two copies of...可改為: We enclose two copies of...
（二）避免不必要的重復：
（三）短句、單詞的運用：
Enclosed herewith----->enclosed
at this time----->now
e to the fact that----->because
a draft in the amount of $1000----->a draft for $1000
六、Concreteness 具體
七、Correctness 正確
還有一些句子示例供參考
1.通知
本廠已遷移到上述地址, 特此通知。
I inform you that I have now removed my factory to the above address.
我方已在本市開設貿易與總代理店, 特此通知。同時, 懇請訂購。
Having established ourselves in this city, as merchants and general agents, we take the liberty of acquainting you of it, and solicit the preference of your order.
本公司於5月1日將改為股份有限公司, 特此奉告。
We are pleased to inform you that our business will be turned into a limited company on the 1st May.
本公司股東年會, 將於3月1日在銀行傢俱樂部召開, 特此函告。
Notice is hereby given that the annual general meeting of the shareholders of our company will be held at the Bankers' Club on Mar. 1.
今天我們已付給R.S.先生120美元, 特此告知。
By this we inform you that we have today paid Mr. R.S. $120.
通過這些渠道, 他們會發來甚多訂單, 特此函告。
Through these lines, we intimate you that they may send you considerable orders.
2.回信
公司斷定我們所提供的貨色優良, 價格公道, 感謝貴公司給我們一個機會, 使我們的要求得以實現。
We are certain that we are offering a sound article at popular price, and we should appreciate an opportunity to substantiate our claims.
貴公司5月6日函悉, 本公司無法承購貴公司開價的商品。此復。
In answer to your favour of the 6th May, we inform you that we are unable to take the goods offered by you.
關於貴公司所詢麥麩一事, 現可提供該貨20噸。
In answer to your inquiry for bran, we offer you 20 tons of the same.
貴函收悉, 此地商場仍保持平靜。
Answering to your letter, we state that the market remains quiet.
至今未復5月8日貴函, 甚感歉疚, 還望原諒。
Kindly excuse our not replying to your favour of the 8th May unitl today.
本月8日貴函敬悉。??先生是位誠實可靠的人, 特此告知。
In response to your letter of the 8th inst., I am pleased to say that Mr. ?? is a man of trustworthy character.
關於所詢H.先生的情況, 謹此高興地告知, 他是一位足以信賴的人。
In response to your inquiry respecting Mr. H., we have pleasure in stating that he is a thoroughly reliable man.
關於S.公司的情況, 我們特此欣然函復。
We are glad to answer your inquiry concerning S. & Company.
關於J.先生的情況, 謹此高興地告知, 我們認為他是絕對可以信賴的人。
Answering to your inquiry respecting Mr. J., we are pleased to say that we found him absolutely reliable.
17日貴函關於結帳一事, 謹此告知, 我們將很快寄去支票。
Replying to your letter of the 17th respecting the account, I will send you a cheque shortly.
3.收訖
您昨日來信已收悉, 謹於此按您所約定的條件。接受此項任務。
I acknowledge receipt of your letter of yesterday, and gratefully accept the appointment on the terms you mention.
6月1日貴函敬悉。
We are pleased to acknowledge receipt of your favour of the 1st June.
本月5日來函敬悉。
We acknowledge receipt of your letter of the 5th inst.
本商品將於12月最後一班輪船付運, 貨到時請惠於告知。
Kindly acknowledge receipt, and have the goods sent by the last steamer in December.
我們如期收到您5月15日的信, 信中所談事宜盡悉。謝謝。
We ly received your favour of the 15th May, contents of which we note with thanks.
6月6日來函收悉, 我們無法交運該貨, 甚感遺撼。
We are in possession o fyour favour of the 6th June, and regret having to inform you that it is impossible for us to deliver the goods.
7月15日寄來的貨物發票收悉。
We are in possession of your invoice of the 15th July.
7月7日的貴函收悉, 感謝您訂購下列貨物: ...
Your favour of the 7th July is at hand, and thank you for your order for: ...
7月10日來函敬悉。
Your favour of the 10th July came ly to hand.
您昨天的信和所附來的100美元的支票均已收悉。
Your favour of yesterday covering a chequie of $100 is ly to hand.
昨天貴函已收悉。
Your favour of yesterday is ly received.
我們已收到您昨日寫的信。
We have received your letter of yesterday.
我們如期收到您昨日發來的信。
We ly received your letter of yesterday.
我們於5月1日收到您4月3日的信。
We received on the 1st May your valued favour dated 3th April.
我們如期收到您5月27日函和附來的150美元的匯票。
We ly received your favour of the 27th May, with a draft for $150.
2月6日來函收悉。
We have received your letter dated 6th February.
您6月5日的來函收悉, 多謝。
We have to own with thanks the receipt of your favour of 6th June.
3、寫一封英語外貿函電的信，大概意思是對方的價格過高，我們要求低一些。要包含下面的要求！！
右上角寫收信人姓名，聯系方式，郵寄地址等等左上角寫你公司名稱，日期RE: Quotation requested for ABC Branded shoes Dear Sir/Madam, Greetings!! Thanks for your previous FOB Keelung quotation on the 100 pairs of ABC branded shoes. The price you provided which was 30 US Dollars per pair on the date of 1st June, was way too expensive, as we get the same quality of shoes on local market for nearly half of that price. We again request you a price of 20 USD/pair, as for a quotation of 300 Dozens of the same shoes. IF you make that price for us, we would close the deal. Thank you!! &Best Regards for Christmas! 你的名字，職位
4、商務英語信函寫作資料
淺析外貿英語信函的翻譯技巧
來源：中國論文下載中心 [ 08-12-06 14:49:00 ] 作者：鄒黎 楊淵 周曄 編輯：studa20
[摘要] 中國加入WTO之後，外貿英語信函作為一種特殊文體，在我國對外貿易的發展中成為了我國與世界接軌的必要橋梁。本文旨在結合英語語言學，通過分析外貿英語信函翻譯的典型例子，重點介紹外貿英語信函的翻譯技巧。
[關鍵詞] 外貿英語信函翻譯技巧專業詞彙縮略語
大體而言，外貿英語信函主要有兩種目的：一種用於正式的外貿交易;另一種用於貿易雙方建立友誼或加深情感。針對兩種不同目的，信函翻譯的手段和側重方法也有所區別。在這里，筆者主要是針對兩種外貿英語信函提出幾點翻譯技巧。
一、用於正式外貿交易的英語信函翻譯
1.專業詞彙：外貿英語信函中對專業詞彙的翻譯務必精確、符合經貿專業要求。外貿英語中的價格術語意義固定：有的是單獨的詞，inquiry(詢盤)和offer(報盤）;有的是則是由幾個詞構成，to draw on somebody (向某方開出匯票)。這些專業詞彙的翻譯稍微有差錯就會給企業造成負面的影響甚至巨大的損失，如曾有則報道說，某譯者錯將「不銹鋼」譯為「炭素鋼」，這兩字之差就給企業造成近20萬元損失。
值得注意的是，有些外貿英語專業詞彙與其本意大相徑庭。Document本意為「文件」，而在外貿英語中則為「單據」，如An L/C normally specifies the documents that are required by the buyer and the date by which the goods in question must be shipped。（信用證上，通常規定了買方所需的單據，以及有關貨物的運貨日期。）
2.歧義詞：英語中常常會出現一個詞彙有多重意義，而這幾個意義恰好又是對立的。因此在外貿英語信函的書寫或翻譯中，應避免使用歧義詞。面對這類詞彙應及時發現，並立刻和對方取得聯系，以便及時糾正，以免使締約雙方發生分歧，為日後貿易帶來後患。如in a week 可指在within a week（一周內），又可以指after a week(在一周後），這就必須要與對方商榷，及時換上表義明確的詞。
3.英美詞彙差異：外貿英語信函的翻譯還應注意英美詞義的差異：在英式英語和美式英語中，同一個詞可能有不同的含義。在這方面的典型例子即是單位的差異，如billion在美式英語中意思為「十億」，而在英式英語中，則代表「萬億」。因此，在翻譯中一定要注意英式英語和美式英語使用場合。
4.縮略語：縮略術語在外貿英語信函中也很常見，其意思對外貿交易極其重要。這里僅介紹幾種常見的縮略術語的翻譯法。
(1)音譯。如:AIDS艾滋病；DDT滴滴涕；OPEC歐佩克。
(2)用漢語的縮略語譯 如：U FO飛碟；UNESCO聯合國教科文組織；V. F視頻；XL特大。
(3)部分譯，部分不譯如:DNA fingerprintingDNA鑒別術；FOB ShanghaiFOB上海價。
(4)還原成原文意譯 如：Economists placed greater trust in the CPI report, contending that the surge in the wholesale index was merely a fluke。（經濟學家對消費者物價指數比較信任，認為批發物價指數的飊漲只是偶發現象。）( CPT =consumer price index:消費者物價指數)。
(5)外來語譯法與以上方法差不多，以意譯為多。如：EP(單方面)—ex parte(拉丁語)；E/ R(在途中)－en route(法語)。
5.套用格式化語言或句型對應翻譯法：以簽署文件、合同等為目的的外貿英語信函，多套用已有格式。在翻譯的時候，應用相應的中文格式，用程式化語言翻譯即可。它的特點主要表現在一些套用、固定搭配及句式結構的應用中。譯者可相應地採取「套用句型對應方法」來翻譯。在此類商業信函中，對方一般也會採取正規書面語，風格繁冗。尤其是為了增加嚴肅、正式的意味，他們常常會選用帶法律、語言保守傾向的古體詞。常見的有以」here; there; where」為詞根的詞，如:herein; hereof; herewith; hereby; thereby; therefore; whereas; whereby等。翻譯的時候不一定要字字對應，可以在其他地方以詞彙手段予以補償，用相對比較古雅的詞彙將原文的文體風格反映出來即可。
6.整體格式差異：整體格式差異主要體現在英文與中文信函中。眾所周知，英文日期常寫於右上方，而中文日期常寫於右下方。英文稱呼使用復數Sirs/Gentlemen ,而在中文中，則體現為統稱形式的整體單數。雖然，按照國際貿易慣例，外貿電函英譯漢時，可保留英文外貿函電的格式，也可套用中文外貿函電的格式。但是，根據慣例，建議使用中文格式，以取得整體美感。
二、用於達成友誼、交流感情的商業信函的翻譯
除用於正式交易的外貿英語信函外，為達成貿易雙方的友誼，商家會特別注意禮貌，因此會大量寫作交流情感類信函。對這一類信函，譯者翻譯的時候，應注意選取適合的詞，使用翻譯具有「信、雅、達」的美感。並且提醒注意的一點是，商人畢竟是商人，他首先考慮的是商品、質量及相關問題與條件，而非客套與人稱，漢譯時，應突出重點信息，精簡繁枝冗葉，以達到強化重點的目的。
針對外貿英語信函所帶有的書面語體的語言結構特點，譯者在翻譯時，應該選擇相應的書面語。在中文外貿信函中，使用的是介於文言文與口語之間的半文言文體與之相對應。如Sincerely yours漢譯為「謹上」即可。而針對港台地區保留大量古語的特點，譯者在翻譯時，還應該把開頭的「先生」之類詞婉譯為「敬啟者」。在傳統英語貿易辭令中，大量套語，更應該恰當增減。如：We are pleased to…；We have pleasure in…；We acknowledge with thanks…這些套語，產生了諸如We are looking forward with interest to your reply.等句式，這里若直譯為「我們帶著極大的興趣盼望您的答復。」顯然，這種翻譯拖沓而且生硬，只要稍微套用一下格式，採取婉譯方式，譯為「盼復」，則簡潔明了。類似的情況還有：Your prompt reply would be greatly appreciated。（直譯為「貴方的快速回復將使我們不勝感激」;婉譯為「即復為謝」）
三、結語
外貿英語信函的重要性在我國的外貿活動中顯得越來越重要。好的外貿英語翻譯可以促進我國的外貿發展。翻譯工作者應該在翻譯和學習的過程中不斷積累各種專業詞彙和縮略語，掌握各種翻譯技巧，針對各種具體情況採用不同的翻譯方法，力求准確，且符合貿易雙方的語言習慣，社會文化習俗。
5、關於外貿函電中的日期問題
這個簡單，我是做外貿的，天天接觸外貿信函。
Letter head ,是兩個詞，不是一個，它是專信頭的意思，它下面屬的日期是發信日期，如果寫信日期與發信日期不一致的話，外國人會在最後祝福語和個人簽名底下加上寫信日期，但大多數時候不寫，因為涉及到法律效力的只有發信日期和實際到達你處的到達日期，和寫信日期沒什麼關系了，
6、外貿函電換頁格式要求
外貿函電換頁格式要求一般包括以下內容：
1.公司名稱、地址、電話、傳真和郵編等基本信息；
2.官方信頭，包括日期、收件人地址、稱呼、主題等；
3.正文內容，一般要求語言簡潔、明確蘆孫，層次分明，用詞准確；
4.郵件結尾，包括商業問候語和發件人簽名；
5.附加陪攔鏈文件和附件等，如報價單、合同等。
另外，在函電換頁過程中，還需要注意頁面整潔，字體規范，格式統一，避免出現錯字、歪衡拍斜、重疊等問題，以確保函電的專業性和可讀性。
7、外貿函電的寫作技巧
寫作商務信函並不要求您使用華麗優美的詞句。所有您需要做的就是，用簡單朴實的語言，准確的表達自己的意思，讓對方可以非常清楚的了解您想說什麼。圍繞這一點，我們總結了幾方面的內容，希望對您寫作商務信函有借鑒作用。
1、口語化
每一封信函的往來，都是您跟收信人彼此之間的一次交流。人都是感性的，所以您需要在您的信函里體現感性的一面。然而很多人都有一種誤解，以為寫作商務信函就應該用一種特殊的「生意腔」，於是把一封本來應該是熱情而友好的信函寫得呆板而死氣沉沉。他們寧願寫「Your letter has been received」，「Your complaint is being looked into」而不是「I have received your letter」或者「We are looking into your complaint」。其實我們簡單的來理解一下，每次信函的往來不就是跟對方進行了一次交談嗎？只不過是把交談的內容寫到了紙上而已。多用一些簡單明了的語句，用我/我們做主語，這樣才能讓我們的信函讀起來熱情，友好，就象兩個朋友之間的談話那樣簡單，自然，人性化。
2、語氣語調
由於您寫的信函都是有其目的性的，所以您信函里所採用的語氣語調也應該符合您的目的。在寫之前先不妨仔細考慮一下，您寫這封信函是想達到一個什麼樣的目的，您希望對收信人產生一種怎樣的影響呢？是歉意的，勸說性的，還是堅決的，要求性的。這完全可以通過信函中的語氣語調來表現。
3、禮貌
我們這里所說的禮貌，並不是簡單用一些禮貌用語比如your kind inquiry, your esteemed order等就可以的。而是要體現一種為他人考慮，多體諒對方心情和處境的態度。如果本著這樣的態度去跟別人交流，那麼就算您這次拒絕了對方的要求，也不會因此失去這個朋友，不會影響今後合作的機會。
特別要注意，當雙方觀點不能統一時，我們首先要理解並尊重對方的觀點。如果對方的建議不合理或者對您的指責不公平時，請表現一下您的高姿態，您可以據理力爭，說明您的觀點，但注意要講究禮節禮貌，避免用冒犯性的語言。
還要提醒一點，中國人有句話叫做「過猶不及」。任何事情，一旦過了頭，效果反而不好。禮貌過了頭，可能會變成阿諛奉承，真誠過了頭，也會變成天真幼稚。所以最關鍵的還是要把握好「度」，才能達到預期的效果。
4、簡潔
就象前面提到的，要用簡潔朴實的語言來寫信函，讓您的信函讀起來簡單，清楚，容易理解。用常見的單詞，避免生僻或者拼寫復雜的單詞。一個單詞可以表達，就不要用片語。多用短句，因為短句更容易理解。少用「and」，「but」，「however」，「consequently」這些讓句子變得冗長的連詞。在同一封信函里，不要使用多個相同含義的單詞。比如，您前面寫了「goods have been sent」，那後面再提到這件事時就不要再用其他單詞如「forward」「dispatch」等。因為這樣寫會誤導您的讀者無謂地去考慮這些詞之間是否另有含義。
5、回復迅速及時
給買家的回復，千萬要迅速及時。因為買家通常只看最先收到的幾封回復，從中去選擇合適的供應商。如果您的回復不夠及時，就可能因為搶不到先機而失去商機。
6、標題
這一點是特別針對寫電子郵件的。也許很多人都沒有意識到，事實上，E-mail的標題是很重要的一個部分，您的郵件給對方的第一個印象就是通過標題來完成的。如果標題沒有內容，看起來象群發的垃圾郵件的話，很多買家就會直接刪除。比如這樣的標題「How are you?」 ，「Can we work together?」，建議您改成「Proposal: Bright Ideas Imports--Zhejiang Textile』s Partnership Opportunity」或者「Introction: Our Proct Offerings for Bright Ideas Imports.」這樣您的郵件會顯得更加專業。
7、精確
當涉及到數據或者具體的信息時，比如時間，地點，價格，貨號等等，盡可能做到精確。這樣會使交流的內容更加清楚，更有助於加快事務的進程。
8、針對性
請在郵件中寫上對方公司的名稱，或者在信頭直接稱呼收件人的名字。這樣會讓對方知道這封郵件是專門給他的，而不是那種群發的通函，從而表示對此的重視。當然，如果您無法確定收信人的名字，那就在稱呼一欄里寫「Dear Sirs」 or 「Dear Sir or Madam」。