1、如何管理一個外貿公司，管理方案要怎麼寫希望有經驗的教一下
外貿公司是很難管理的，外貿公司最有價值的實際上只有國外市場的客戶，以及國內供貨商。如果想管理好外貿公司，首先管理者應該對外貿公司的工作流程和國家的外貿政策非常熟悉，而且有相關的工作經驗，否則要想管理外貿公司只能是不切實際的空想。
2、外貿老闆怎樣防止業務員帶走客戶
統一管理，比如郵箱都要求用統一郵箱來聯系，辦公文檔用在線的協同如 Office Web Appson SkyDrive。如果是客戶資源，辦公文檔，建議用協同軟體haobitou
這些都是有超級管理統一管的，分員工子賬號，讓辦公透明化，業務員就帶不走客戶資料了。
3、外貿公司管理制度
外貿公司管理制度如下：
制定公司日常行為規范章程，合理約束規范員工行為；
制定相應的獎罰制度，有效地約束、激勵員工對工作的態度；
定期提名優秀員工獎，提高員工爭優奪先的積極性；
業余開辦對員工增加技能的學習班，提高員工技術水平；
成立員工代表大會，鼓勵員工積極參加企業的規劃和發展；
創建企業文化，提倡求真務實的工作作風，提高工作效率；提倡厲行節約，反對鋪張浪費；倡導員工團結互助，同舟共濟，發揚集體合作和集體創造精神
4、外貿公司工作管理流程
外貿公司的業務往來重點在國外，通過市場的調研，把國外商品進口到國內來銷售，或者收購國內商品銷售到國外，從中賺取差價。下面是我為大家整理的關於外貿公司的工作管理流程，歡迎大家的閱讀。
一、外貿業務部的定性及定位
一個公司或工廠的外貿部門在工作性質上有別於公司的其它部門。
首先，直接同客人的接觸使它一直處於工作的前沿，部門對於市場的變化及客戶的要求有很深入的了解，工作繁瑣而又要求細心。
其次，從形象上講，外貿部門在很大程式度上代表了公司的形象，是公司文化的體現，由於他們主要是同外界打交道，其一言一行及工作的效率，工作作風，都在體現著整個公司的文化。
再次，外銷部門是公司與客戶之間的一座橋梁，客戶通過同外貿部門的溝通交流間接地理解了公司的運作，文化。公司的產品及服務是通過外貿部門的工作推出去的，同時客戶的各種信息也是通過外貿部門的分析研究後轉達給公司內部其它部門的，故在這點上可以說外銷部門是公司與客戶之間的紐帶。
基於這些特點，就要求公司的工作人員：在做事的時應有原則，但又能靈活處理事情，做事認真負責，始終抱以微笑，性格不急不燥，能聽取客戶的不同意見(無論好的或壞的)，對於突發事件的發生，要能鎮靜處理，有溝通能力，工作協調能力，工作組織能力及能承受工作壓力。
在本部門內各位員工之間要充分合作，互相協調，工作任務分配明確，工作要有序，堅持按照規范的業務流程式操作，工作交叉檢查，這樣可避免引起問題的發生，爭取創造一種活潑，輕松的工作環境氛圍，但在工作上又不失其嚴謹的一面。
外貿部門有其特殊性，但它不是孤立存在的，是以生產部門及其它部門為基礎的。在工作中要能同本公司其它部門進行積極有效的溝通。處理事情方面應就事論事，以第一時間處理事情為原則。
二、外貿業務部門的工作流程
(一)、外部的聯系主要包括，同客戶的有效溝通，這是部門工作的中心及重心， 同報關公司的聯系，同運輸公司的聯系，同倉庫的聯系，同銀行的聯系，同船公司的聯系，同各級配件供應商的.聯系。同外部的溝通面較廣，且工作都是通過一步一步的合理安排來完成的。各個環節之間要安排仔細。工作不能斷層，
(二)、內部的交流主要是與其它部門的配合，包括，采購部，生產部，等其它部門，從主要工作的特點來講，工作主要是在通過溝通交流的方式來完成工作任務的轉達，協助生產部，采購部等其它部門完成訂單。細致表述客人的要求，來把文字或比較抽象的訂單轉化成實際的貨物。故外貿部門最主要的工作方式是：如何能進行有效的溝通。協調各方面的聯系。及進行有序，有效的
工作安排。它以其它部門為基礎，又起到組織其它部門的作用
(三)、外貿業務部門的工作主要是文字型的，且工作繁瑣，聯系廣，要求用一定的資料表格來規范部門的工作。做到各種信息都有記錄。
1) 樣辦單：(SAMPLE FORM)。樣辦在業務中有著不可忽視的重要性，如果客戶要求打樣辦，要填樣辦單，樣辦單經外貿主管或經理確認後，送生產部一份，樣辦單業務部存一份，交會計一份，樣辦單填寫一定要標明所有的客人要求細節。樣辦要比客人要求多做一個，留存業務部，以便客人確認後按照樣辦生產大貨。
訂單落實後，如有條件(公司主張)，每張訂單都要打板確認。跟單員要讓供應商在生產大貨之前，根據訂單要求打樣確認，以確保各個配件的質量和交貨期，確認樣辦無誤後再通知供應商生產。
2)、 報價單：(QUOTATION FORM)，同客人面談時，價格可以馬上確定，但在業務聯系中很多時候要用到報價單，報價單填寫要標明產品所有細節，交貨條件，付款方式。交貨時間等。報價單由主管或業務員留存。
3)、 形式發票：(ProformaInvoice or P/I)，這是客人確認訂單後開給客人的訂單書面確認形式。發票中要求標明所有合同要件，包括：價格，數量，訂單要求，單價，交貨條件，付款方式，交貨時間，客人嘜頭等。經部門主管或經理確認後要讓客人簽字確認回傳，業務部存一份，送會計一份，以便查賬。
4)、 成本分析單， (COST ANALYSE FORM)。在報價階段，業務員要做好本詢價的成本分析(大概)，在訂單確認後要重新進行詳細的成本分析，如果利潤低於部門規訂的百分比後要請部門主管或經理確認是否可以操作，如在規定的利潤范圍內，則業務員可馬上操作。這里要求公司部門要對利潤百分比做統一規定，如在多少以上可以馬上操作，如低於多少則要求征的部門主管或經理的同意。通常規定：部門操作時，利潤如低於5%，則需要徵求總經理的同意。因為客人要求不同，數量不同，交貨條件，交貨方式，付款方式，熟悉程度等不同對低於常規利潤的訂單需要進行評估。
5)、生產加工單：(ASSEMBLING FORM)。在訂單確認後，要根據同客戶所簽合同，把客人的要求轉成易於生產加工的形式。上面要列明客人對訂單的具體要求。每個細節都要有註明。特別是交貨期及對質量的控制。生產加工單列印後要給主管或經理確認。簽字後下發到生產部。如有可能。公司要求每次下發生產加工單時。要召集相關部門主管開小會，由負責這些訂單的業務員再次向其它部門講解訂單詳細要求。做到每張訂單，相關的部門都能充分了解。這樣在以後的工作中如一個部門有所失誤，其它人也可給以指正。開會時要求主管參加，做到再次對訂單的核對，如跟單(采購對訂單理解有所偏差時可及時指出)。
6)、 采購單：(PURCHASE ORDER 或P/O)，這里主要指根據訂單要求采購一些所需配件。主要是發到配件供應商處。要求采購單簡單明了，對配件要求要詳細講明。質量要求及交貨期。特別註明質量要求及交貨期。采購單要經主管審核後再傳真給供應商。每次傳真的采購單要求供應商簽回作實。
7)、驗貨報表(INSPECTION FORM)，公司要求每個跟單或主管要對每次訂單進行抽檢，包括對配件的檢查，中期驗貨及最終驗貨。驗貨時要求照單驗貨，如有任何凝問請及時通知主管或經理，以便及時解決問題。跟單員要通知主管每次驗貨的情況，主管也有責任詢問每張訂單的情況。
8)、財務跟蹤單：(ACCOUNT FOLLOW-UP FORM) 。公司要求會計部門要有明確的訂單財務記錄。
包括：
1)訂單訂金/尾款詳細的記錄。
2)各訂單配件的帳款項明細資料。
9)、 裝箱單：(PACKING LIST ) 。每張訂單要根據客戶的包裝要求做一份包裝明細單。此單在貨做完驗貨無誤後要發給客人。以證明貨已做完。也是作為催款的一種暗示形式。
10)、 其它文件： 外貿部可能要接解到的文件還有：信用證(Letter of Credit or L/C), 提單，C/O 產地證，報關單，訂艙單，商檢單，海關發票，許可證(配額)等。
11)、公司要求每張訂單的全部資料夾入一個資料FILE,包括此張訂單涉及到的所有資料,供應商情況和配件。
拓展：
外貿業務員的日常工作流程全梳理
外貿的基本流程：報價、訂貨、付款方式、備貨、包裝、通關手續、裝船、運輸保險、提單、結匯。
我們將其簡單劃分為詢盤簽單、通關運輸、交單結匯三大部分，根據這三大部分我就可以將一個外貿業務員的日常工作流程根據外貿操作流程做如下梳理：
一、詢盤簽單階段
1.客戶詢盤：收到新的詢盤，對客戶進行背景調查，及時與客戶建立溝通，解決客戶的問題和需求，對客戶了解越多，成交的可能性就越有把握。
2.報價：根據與客戶溝通的內容，確定貨物品名、生產廠家、型號、數量、交貨期、付款方式、包裝規格及櫃型等，並通過Proforma Invoice給客戶做正式報價。
3.完成簽單：雙方溝通確認後，外貿業務員會收到客戶正式的采購訂單文件Purchase Order。
4.確認交貨期：訂單確認後，業務員要及時告知工廠訂單詳情，並要求工廠安排生產計劃，將生產計劃和交貨期同頻給客戶，保證雙方信息同步。
5.完成業務審批：業務員收到訂單後，首先做出業務審核表。按「出口合同審核表」的項目如實填寫。合同審批需附上客人訂單傳真件，與工廠的收購合同。業務員簽名，部門經理審批，再交管理部人員審核後才能執行。合同審批之後，製成銷售訂單，交給部門進程員跟進。
6.下達生產通知：
業務員在確定交貨期後，滿足下列情況可下達生產通知，通知工廠按時生產。
如果是L/C付款的客戶，通常是在交貨期前1個月確認L/C已經收到，收到L/C後應業務員和單證員分別審查信用證，檢查是否存在錯誤，交貨期能否保障，及其他可能的問題，如有問題應立即請客人改證；如果是T/T付款的客戶，要確認定金已經到賬；如果是放賬客戶，或通過銀行D/A等方式收匯等，需經理確認。
二、通關運輸階段
1.驗貨：在交貨期前一周，要通知公司驗貨員驗貨。如果客人要自己或指定驗貨人員來驗貨的，要在交貨期一周前如果客人指定由第三方驗貨公司或公證行等驗貨的，要在交貨期兩周前與驗貨公司聯系，預約驗貨時間。
2.准備文件：工廠提供的裝箱資料，製作出口合同，出口商業發票，裝箱單等文件。
3.商檢：如果是國家法定商檢產品，在給工廠下訂單時要說明產品的出口口岸和商檢要求，並提供出口合同，發票等商檢所需資料。
4.租船訂倉：
（1）如果跟客人簽定的合同是FOB條款，通常客人會指定運輸代理公司或船公司。盡早與貨代聯系，在交貨期兩周前向貨運公司發出書面定倉通知（ING ORDER），通常在開船一周前可拿到定倉紙。
（2）如果是由賣方支付運費，應盡早確認貨運公司或船公司，開船前兩周書面定倉。
（3）如果貨物不夠一個小櫃，需走散貨時，向貨代公司定散貨倉位。
5.安排拖櫃：
（1）貨物做好並驗貨通過後，委託拖車公司提櫃，裝櫃。給拖車公司發送以下資料：定倉確認書/放櫃紙，公司，定倉號，拖櫃委託書，註明裝櫃時間，櫃型及數量，裝櫃地址，報關行，及裝船口岸等。
（2）給工廠發送裝車資料，包括：上櫃時間、櫃型、訂倉號、訂單號、車牌號以及司機聯系電話。
（3）拿到准確貨櫃離廠時間、實際裝貨數量等，並記裝箱號碼和封條號碼作為提單的資料。
6.委託報關：在拖櫃同時將報關所需資料交給合作報關行，委託出口報關及做商檢通關換單。委託報關時，應提供一份裝櫃資料，內容包括所裝貨物及數量，口岸，船公司，定倉號，櫃號，船開截關時間，拖車公司，櫃型及數量，本公司的聯系人和電話等。
7.獲得運輸文件：最遲在開船後兩天內，要將提單補料內容發送給船運公司或貨運代理；督促船公司盡快出提單樣板及運費賬單；及時支付運雜費，付款後通知船公司及時取得提單等運輸文件。
8.准備其他文件：包括商業發票、FORM A原產地證書、一般原產地證、裝運通知及裝箱單。
三、交單結匯階段
1.交單：採用L/C收匯的，要在規定的交單時間內，備齊全部單證，並嚴格審單，確保沒有錯誤，才交銀行議付。採用T/T收匯的，在取得提單後馬上發送提單給客人付款，確認受到餘款後再將提單正本及其他文件寄給客人。如果T/T收匯的，要求收全款才能做櫃的，要等收款後再安排拖櫃，拿到提單後可立即寄正本提單給客人。
2.文件存檔：所有的文件、L/C和議付文件進行留存一整套，以備日後查用。
3.收集信息：收集運價變動、船期、航線等信息，為日後報價提供幫助。
5、如何運營外貿公司？
1. 外貿公司接單的有效途徑有兩種：一是參加展會（國內的廣交會，華交會等綜合性展會，你們產品的專業性展會，比如傢具展，建材展，廣告展等等，根據你所做的產品來選擇）。二是投資B2B平台或者搜索引擎（比如 環球資源，阿里巴巴，中國製造網，tradekey,google 等）。自己的套房用作辦公室是沒問題的，很多小的外貿公司都是在小區里租一套房子作為辦公室的，這種現象在義烏是最普遍的。
2. 廣交會費用根據你選擇攤位多少，位置等等來決定的，像你剛開始的外貿公司是沒辦法自己申請攤位的，只能通過別的公司或者中介來買，目前廣交會的標准攤位（3X3米）價格是在5-10萬左右，攤位的位置不同價格也不同，參加廣交會還有你運輸樣品費用，食宿費用等主要支出，當然還會有其他的費用。華交會的費用要比廣交會便宜很多。能否接到好的客源是跟你的產品，攤位位置，業務員溝通水平等方面有很大關系的。並不是說你去了就一定有客戶。
3. 如果你的資金，經驗，人員配備方面都准備好了，開外貿公司是不錯的選擇。但如果你還沒准備好，你有產品資源，不用開外貿公司也可以做外貿的，就是工廠的外貿部門，掛靠到別的外貿公司出口，目前大部分小型工廠都是採用這種方式做的。
4. 投資是有風險的，沒投資就沒回報。不參加展會，那比較有效的途徑就是投資網路平台了，至於效果如何也是跟你的產品 ，投入資金多少，業務員操作水平，溝通技巧有很大關系。如果你只是想通過一些免費的途徑只是在網上找，那當然是很難的，天下是沒有免費的午餐。
5. 做外貿是需要耐心的，特別是剛開始的新公司，除非是有老客戶，不然要在短時間內出很大效果是不可能的，很多外貿公司都是低工資高提成的模式。具體怎麼算還要根據你自己產品的利潤來定，還要考慮業務員的接受程度，太低了就招不到好的人員了。
6. 並不能單一的說那個網站客源廣，只能說選擇適合你自己的。目前 環球資源的費用是幾萬到幾十萬的年費，阿里巴巴是29800 到十幾萬的年費，中國製造網是2萬多和3萬多的.tradekey是2萬左右，不同的等級是不同的價格，根據你公司自己的情況來選擇。
7. 客人來看廠當然要提前協調好，你也可以說工廠是你們的子公司。客戶選擇外貿公司就是因為外貿公司能提供全面，專業，快捷的服務，采購的人員也很累的，他們為了減少麻煩，往往會讓利給外貿公司來做。比如說當客人要找很多種產品的時候，如果他自己找就得一家一家工廠的找，但是跟外貿公司合作就直接把要求告訴外貿公司，你們就會幫他找好，這樣他就省心省力多了。
8.稅務上主要是增值稅，當然你一般納稅人的稅務也得交的。 退稅是根據你的產品不同而不同，國家鼓勵出口的產品退稅就比較高。比如選擇紡機產品就是退17%的，退稅多少是國家根據出口形勢根據不同產品而定的，有時候會進行修改，不是一成不變的。
9. 當然可以了，客戶都是找出來的嘛，基本沒有那個公司是一開始就有客戶的，都是慢慢積累出來的。
10. 希望以上答案對你有幫助