1、外貿公司工作管理流程
外貿公司的業務往來重點在國外，通過市場的調研，把國外商品進口到國內來銷售，或者收購國內商品銷售到國外，從中賺取差價。下面是我為大家整理的關於外貿公司的工作管理流程，歡迎大家的閱讀。
一、外貿業務部的定性及定位
一個公司或工廠的外貿部門在工作性質上有別於公司的其它部門。
首先，直接同客人的接觸使它一直處於工作的前沿，部門對於市場的變化及客戶的要求有很深入的了解，工作繁瑣而又要求細心。
其次，從形象上講，外貿部門在很大程式度上代表了公司的形象，是公司文化的體現，由於他們主要是同外界打交道，其一言一行及工作的效率，工作作風，都在體現著整個公司的文化。
再次，外銷部門是公司與客戶之間的一座橋梁，客戶通過同外貿部門的溝通交流間接地理解了公司的運作，文化。公司的產品及服務是通過外貿部門的工作推出去的，同時客戶的各種信息也是通過外貿部門的分析研究後轉達給公司內部其它部門的，故在這點上可以說外銷部門是公司與客戶之間的紐帶。
基於這些特點，就要求公司的工作人員：在做事的時應有原則，但又能靈活處理事情，做事認真負責，始終抱以微笑，性格不急不燥，能聽取客戶的不同意見(無論好的或壞的)，對於突發事件的發生，要能鎮靜處理，有溝通能力，工作協調能力，工作組織能力及能承受工作壓力。
在本部門內各位員工之間要充分合作，互相協調，工作任務分配明確，工作要有序，堅持按照規范的業務流程式操作，工作交叉檢查，這樣可避免引起問題的發生，爭取創造一種活潑，輕松的工作環境氛圍，但在工作上又不失其嚴謹的一面。
外貿部門有其特殊性，但它不是孤立存在的，是以生產部門及其它部門為基礎的。在工作中要能同本公司其它部門進行積極有效的溝通。處理事情方面應就事論事，以第一時間處理事情為原則。
二、外貿業務部門的工作流程
(一)、外部的聯系主要包括，同客戶的有效溝通，這是部門工作的中心及重心， 同報關公司的聯系，同運輸公司的聯系，同倉庫的聯系，同銀行的聯系，同船公司的聯系，同各級配件供應商的.聯系。同外部的溝通面較廣，且工作都是通過一步一步的合理安排來完成的。各個環節之間要安排仔細。工作不能斷層，
(二)、內部的交流主要是與其它部門的配合，包括，采購部，生產部，等其它部門，從主要工作的特點來講，工作主要是在通過溝通交流的方式來完成工作任務的轉達，協助生產部，采購部等其它部門完成訂單。細致表述客人的要求，來把文字或比較抽象的訂單轉化成實際的貨物。故外貿部門最主要的工作方式是：如何能進行有效的溝通。協調各方面的聯系。及進行有序，有效的
工作安排。它以其它部門為基礎，又起到組織其它部門的作用
(三)、外貿業務部門的工作主要是文字型的，且工作繁瑣，聯系廣，要求用一定的資料表格來規范部門的工作。做到各種信息都有記錄。
1) 樣辦單：(SAMPLE FORM)。樣辦在業務中有著不可忽視的重要性，如果客戶要求打樣辦，要填樣辦單，樣辦單經外貿主管或經理確認後，送生產部一份，樣辦單業務部存一份，交會計一份，樣辦單填寫一定要標明所有的客人要求細節。樣辦要比客人要求多做一個，留存業務部，以便客人確認後按照樣辦生產大貨。
訂單落實後，如有條件(公司主張)，每張訂單都要打板確認。跟單員要讓供應商在生產大貨之前，根據訂單要求打樣確認，以確保各個配件的質量和交貨期，確認樣辦無誤後再通知供應商生產。
2)、 報價單：(QUOTATION FORM)，同客人面談時，價格可以馬上確定，但在業務聯系中很多時候要用到報價單，報價單填寫要標明產品所有細節，交貨條件，付款方式。交貨時間等。報價單由主管或業務員留存。
3)、 形式發票：(ProformaInvoice or P/I)，這是客人確認訂單後開給客人的訂單書面確認形式。發票中要求標明所有合同要件，包括：價格，數量，訂單要求，單價，交貨條件，付款方式，交貨時間，客人嘜頭等。經部門主管或經理確認後要讓客人簽字確認回傳，業務部存一份，送會計一份，以便查賬。
4)、 成本分析單， (COST ANALYSE FORM)。在報價階段，業務員要做好本詢價的成本分析(大概)，在訂單確認後要重新進行詳細的成本分析，如果利潤低於部門規訂的百分比後要請部門主管或經理確認是否可以操作，如在規定的利潤范圍內，則業務員可馬上操作。這里要求公司部門要對利潤百分比做統一規定，如在多少以上可以馬上操作，如低於多少則要求征的部門主管或經理的同意。通常規定：部門操作時，利潤如低於5%，則需要徵求總經理的同意。因為客人要求不同，數量不同，交貨條件，交貨方式，付款方式，熟悉程度等不同對低於常規利潤的訂單需要進行評估。
5)、生產加工單：(ASSEMBLING FORM)。在訂單確認後，要根據同客戶所簽合同，把客人的要求轉成易於生產加工的形式。上面要列明客人對訂單的具體要求。每個細節都要有註明。特別是交貨期及對質量的控制。生產加工單列印後要給主管或經理確認。簽字後下發到生產部。如有可能。公司要求每次下發生產加工單時。要召集相關部門主管開小會，由負責這些訂單的業務員再次向其它部門講解訂單詳細要求。做到每張訂單，相關的部門都能充分了解。這樣在以後的工作中如一個部門有所失誤，其它人也可給以指正。開會時要求主管參加，做到再次對訂單的核對，如跟單(采購對訂單理解有所偏差時可及時指出)。
6)、 采購單：(PURCHASE ORDER 或P/O)，這里主要指根據訂單要求采購一些所需配件。主要是發到配件供應商處。要求采購單簡單明了，對配件要求要詳細講明。質量要求及交貨期。特別註明質量要求及交貨期。采購單要經主管審核後再傳真給供應商。每次傳真的采購單要求供應商簽回作實。
7)、驗貨報表(INSPECTION FORM)，公司要求每個跟單或主管要對每次訂單進行抽檢，包括對配件的檢查，中期驗貨及最終驗貨。驗貨時要求照單驗貨，如有任何凝問請及時通知主管或經理，以便及時解決問題。跟單員要通知主管每次驗貨的情況，主管也有責任詢問每張訂單的情況。
8)、財務跟蹤單：(ACCOUNT FOLLOW-UP FORM) 。公司要求會計部門要有明確的訂單財務記錄。
包括：
1)訂單訂金/尾款詳細的記錄。
2)各訂單配件的帳款項明細資料。
9)、 裝箱單：(PACKING LIST ) 。每張訂單要根據客戶的包裝要求做一份包裝明細單。此單在貨做完驗貨無誤後要發給客人。以證明貨已做完。也是作為催款的一種暗示形式。
10)、 其它文件： 外貿部可能要接解到的文件還有：信用證(Letter of Credit or L/C), 提單，C/O 產地證，報關單，訂艙單，商檢單，海關發票，許可證(配額)等。
11)、公司要求每張訂單的全部資料夾入一個資料FILE,包括此張訂單涉及到的所有資料,供應商情況和配件。
拓展：
外貿業務員的日常工作流程全梳理
外貿的基本流程：報價、訂貨、付款方式、備貨、包裝、通關手續、裝船、運輸保險、提單、結匯。
我們將其簡單劃分為詢盤簽單、通關運輸、交單結匯三大部分，根據這三大部分我就可以將一個外貿業務員的日常工作流程根據外貿操作流程做如下梳理：
一、詢盤簽單階段
1.客戶詢盤：收到新的詢盤，對客戶進行背景調查，及時與客戶建立溝通，解決客戶的問題和需求，對客戶了解越多，成交的可能性就越有把握。
2.報價：根據與客戶溝通的內容，確定貨物品名、生產廠家、型號、數量、交貨期、付款方式、包裝規格及櫃型等，並通過Proforma Invoice給客戶做正式報價。
3.完成簽單：雙方溝通確認後，外貿業務員會收到客戶正式的采購訂單文件Purchase Order。
4.確認交貨期：訂單確認後，業務員要及時告知工廠訂單詳情，並要求工廠安排生產計劃，將生產計劃和交貨期同頻給客戶，保證雙方信息同步。
5.完成業務審批：業務員收到訂單後，首先做出業務審核表。按「出口合同審核表」的項目如實填寫。合同審批需附上客人訂單傳真件，與工廠的收購合同。業務員簽名，部門經理審批，再交管理部人員審核後才能執行。合同審批之後，製成銷售訂單，交給部門進程員跟進。
6.下達生產通知：
業務員在確定交貨期後，滿足下列情況可下達生產通知，通知工廠按時生產。
如果是L/C付款的客戶，通常是在交貨期前1個月確認L/C已經收到，收到L/C後應業務員和單證員分別審查信用證，檢查是否存在錯誤，交貨期能否保障，及其他可能的問題，如有問題應立即請客人改證；如果是T/T付款的客戶，要確認定金已經到賬；如果是放賬客戶，或通過銀行D/A等方式收匯等，需經理確認。
二、通關運輸階段
1.驗貨：在交貨期前一周，要通知公司驗貨員驗貨。如果客人要自己或指定驗貨人員來驗貨的，要在交貨期一周前如果客人指定由第三方驗貨公司或公證行等驗貨的，要在交貨期兩周前與驗貨公司聯系，預約驗貨時間。
2.准備文件：工廠提供的裝箱資料，製作出口合同，出口商業發票，裝箱單等文件。
3.商檢：如果是國家法定商檢產品，在給工廠下訂單時要說明產品的出口口岸和商檢要求，並提供出口合同，發票等商檢所需資料。
4.租船訂倉：
（1）如果跟客人簽定的合同是FOB條款，通常客人會指定運輸代理公司或船公司。盡早與貨代聯系，在交貨期兩周前向貨運公司發出書面定倉通知（ING ORDER），通常在開船一周前可拿到定倉紙。
（2）如果是由賣方支付運費，應盡早確認貨運公司或船公司，開船前兩周書面定倉。
（3）如果貨物不夠一個小櫃，需走散貨時，向貨代公司定散貨倉位。
5.安排拖櫃：
（1）貨物做好並驗貨通過後，委託拖車公司提櫃，裝櫃。給拖車公司發送以下資料：定倉確認書/放櫃紙，公司，定倉號，拖櫃委託書，註明裝櫃時間，櫃型及數量，裝櫃地址，報關行，及裝船口岸等。
（2）給工廠發送裝車資料，包括：上櫃時間、櫃型、訂倉號、訂單號、車牌號以及司機聯系電話。
（3）拿到准確貨櫃離廠時間、實際裝貨數量等，並記裝箱號碼和封條號碼作為提單的資料。
6.委託報關：在拖櫃同時將報關所需資料交給合作報關行，委託出口報關及做商檢通關換單。委託報關時，應提供一份裝櫃資料，內容包括所裝貨物及數量，口岸，船公司，定倉號，櫃號，船開截關時間，拖車公司，櫃型及數量，本公司的聯系人和電話等。
7.獲得運輸文件：最遲在開船後兩天內，要將提單補料內容發送給船運公司或貨運代理；督促船公司盡快出提單樣板及運費賬單；及時支付運雜費，付款後通知船公司及時取得提單等運輸文件。
8.准備其他文件：包括商業發票、FORM A原產地證書、一般原產地證、裝運通知及裝箱單。
三、交單結匯階段
1.交單：採用L/C收匯的，要在規定的交單時間內，備齊全部單證，並嚴格審單，確保沒有錯誤，才交銀行議付。採用T/T收匯的，在取得提單後馬上發送提單給客人付款，確認受到餘款後再將提單正本及其他文件寄給客人。如果T/T收匯的，要求收全款才能做櫃的，要等收款後再安排拖櫃，拿到提單後可立即寄正本提單給客人。
2.文件存檔：所有的文件、L/C和議付文件進行留存一整套，以備日後查用。
3.收集信息：收集運價變動、船期、航線等信息，為日後報價提供幫助。
2、貿易公司怎麼運營
法律分析：
1、公司擁有注冊商標、企業標志、專有技術等經營資源；
2、公司擁有一定數量的品牌店，並且能夠得到穩定的盈利狀態；
3、公司具備強大的足以幫助加盟商盈利的服務運營團隊；
4、公司的加盟店盈利率達到或者超過80%以上；
5、達到以上條件後經國家商務部2年以上的跟蹤審查能夠持續保持；
6、國家商務部對企業的其他嚴格苛刻的審查標准均通過。
法律依據：
《商務部關於進一步下放對外貿易經營者備案登記工作有關問題的通知》
（一）所需條件
《辦法》第四條規定，「備案登記機關必須具備辦理備案登記所必需的固定的辦公場所，管理、錄入、技術支持、維護的專職人員以及連接商務部對外貿易經營者備案登記網路系統的相關設備等條件」。
（二）申請材料
當地近三年來的進出口貿易情況（海關統計）；辦理備案登歷悶記的辦公場所，管理、稿爛禪錄入、技術支持、維護的專職人員以及鍵塵連接商務部對外貿易經營者備案登記網路系統的相關設備等情況；負責辦理備案登記的各級負責人及聯系方式。
3、外貿公司怎麼管理財務
給你一個參考答案吧，希望能幫到你。。
（一）外貿企業內部財務管理辦法的形式可根據企業的規模、管理特點而定，既
可以以基本制度為本制定一個總的內核凳大部財務管理辦法，也可以按具體財務事項單獨制
定若干個單項的企業內粗前部財務管理辦法，特別是大型的外貿企業總公司，財務關系比
較復雜、管理職責分工較細，應參照上述單項制度制定單項的內部財務管理辦法。各
單項財務管理辦法既自成體系，又統一相聯，確保整個企業內部財務管理辦法的完整
性、系統性。
（二）外貿企業制定企業內部財務管理辦法，應根據自身經營特點，按照重要性
原則，對有些內容只作一般性規定，有些內容作詳細規定。企業可根據需要按本指導
意見的結構體系作適當分解和組合。在具體內容上，應盡量詳改豎細，把規定的重點落實
在具體的程序與應履行的手續上。
（三）外貿企業內部財務管理辦法，應把國家賦予企業的各項理財自主權落到實
處。《商品流通企業財務制度》對一些重大的財務事項，只作了一些原則性的規定，有些事項允許企業進行具體選擇。外貿企業在制定內部財務管理辦法時，要特別注意
這些環節，既要嚴格遵循國家統一規定，又要滿足企業經營管理的需要，同時也要考
慮到企業的承受能力。
（四）外貿企業制定內部財務管理辦法時，應遵循一定程序。制定企業內部財務
管理辦法是實施企業科學管理的內在要求，不只是企業財會部門和財會人員的任務，應在企業法人代表的領導下，吸收經營管理各方面人員參加，必要時還可以向有關專
家咨詢，由財務部門具體操作共同完成。外貿企業制定內部財務管理辦法應遵循的一
般程序是：統一認識；起草草案；修改完善；由企業法人代表簽署發布執行並上報主
管財政機關備案
4、外貿公司如何運作？具體點大神們幫幫忙
不同的外貿公司一般有不同的運營模式，跟你公司的規模、產品、發展階段都有一定關系。
常見的模式一般是業務、采購/跟單、單證分開運作的。業務負責開發客戶，訂單來了跟單跟進客戶，產品好了，單證負責租船訂艙做資料。如果需要做新的產品，這時候采購就要去找新的采購商了。
如果你沒做過這塊的公司，最好招個老手幫你看著，做過的話就容易許多了。
5、貿易公司是怎麼運作的
貿易性公司的企業運作模式與常規不同。其一，它不是從內部管理有序化作為起步。其二，採用低成本貼牌銷售模式，導致兩頭失控。其三，讓利經銷商卻無法掌握最終消費者，最終失去主導權。其四，廣告型品牌並不是一種進入壁壘很大的品牌價值。其五，一成不變的品牌策劃模式，必定導致邊際效益遞減。
6、如何管理一個外貿公司，管理方案要怎麼寫希望有經驗的教一下
外貿公司是很難管理的，外貿公司最有價值的實際上只有國外市場的客戶，以及國內供貨商。如果想管理好外貿公司，首先管理者應該對外貿公司的工作流程和國家的外貿政策非常熟悉，而且有相關的工作經驗，否則要想管理外貿公司只能是不切實際的空想。
7、外貿公司代理出口如何運作的？？
一、回答如下
1、是的，以哪個公司出口，發票就開哪個公司的抬頭，並且還要收外匯，你所在公司結匯，然後把錢轉給這個A公司。你所在公司還要和A公司簽定一份代理協議，A公司還會給你所在公司幫A公司出口的代理費。
2、如果那個A公司有進出口權，就可以直接出口，還需要你所在公司提供單證業務的話，你跟A公司簽訂協議《咨詢服務協議》你所在公司收咨詢服務費。如果找你代理出口，就得以你所在公司名義出口，你所在公司退稅。
3、如果那個A公司有進出口權，就可以直接出口，匯也是匯到A公司的賬戶，還需要你跑單證的話，你跟A公司簽訂協議《咨詢服務協議》你所在公司收咨詢服務費。
4、你跟A公司簽訂協議《咨詢服務協議》你所在公司收咨詢服務費，所以交增值稅。
二、出口代理的具體業務流程：
1、成交訂約 外貿分公司經由交易會等途徑通過談判成交，簽訂合同後，由外貿分公司據以開出要貨通知單代替合 同副本通知工廠，考慮作生產准備。
2、來證 國際貿易通常運用信用證進行結算，一般慣例要 等外商通過銀行寄來信用證，這筆交易才算落實。 在合同中，應訂明來證期限，到期不來，外貿公司應 負責催證。
3、
外貿審證，通知備貨 信用證經銀行初步審核後，外貿公司還要根據原 訂合同條款進行審核，通過審核後將正本留下，以備
今後交單要求支付，並將副本轉送工廠。工廠見到信 用證後，再正式安排車間投產既無風險。工廠生產備 貨完成，即填寫交貨通知單，將產品送交外貿公司所
屬倉庫。
4、外貿出運 外貿公司倉庫接貨後，有關科組即著手辦理出 運，包括租船、訂艙、申請商檢、投保保險、裝 箱刷暖、繕制單證、向海關報關等。
5、報關 由經海關考試合格的專職報關員填寫報關 單，附具有關單證報請海關監管查驗，通過繳納 關稅後放行。報關單加一聯退稅專用的證明聯。 此外，還要附送出口收匯核銷單，經海關加蓋放 行章後取回，向外匯管理局報送一聯備核銷。
6、交單議付 外貿公司辦完上述手續取得海運提單等單 證後，連同信用證正本一齊到中國銀行等 外匯銀行要求議付。銀行經審查單證，確 悉單證一致，單單一致後，即墊付貨款， 而自行將單證寄送國外索償歸墊。
7、 結匯 外匯銀行議付時，按當天買入牌價將外匯 摺合人民幣填制結匯通知單，扣去手續費 等劃付外貿。
8、 劃款 外貿公司收到結匯款後，扣除原來墊付的裝運、 保險、商檢費等等費用及其代理手續費後，填制 《劃款結算單》，將凈額劃付工廠。
9、 退稅 在產品報關出口並在財務上做銷售處理後，由委 托企業按月、旬填寫「出口產品退稅申請表」，同 時提供發貨票等有關證明（復印件），並附代理 單位開具的「代理出口產品證明」向企業所在地主 管出口退稅的稅務機關申請退稅。
10、入賬 工廠財務科根據外貿公司轉來的外銷發票，劃款 通知單及退稅單等先後作成相應會計分錄並及時 入帳
(7)外貿公司如何運作管理擴展資料
常用術語
Ex（Point of Origin）（產地交貨）又稱EXW（Ex Works）
EXW是國際貿易術語之一，是指當賣方在其所在地或其他指定的地點（如工場、工廠或倉庫）將貨物交給買方處置時，即完成交貨，賣方不辦理出口清關手續或將貨物裝上任何運輸工具。
FOB（Free on Board）（在運輸工具上交貨）
FOB也稱「離岸價」，實踐中的使用通常為「FOB??港（出發地）按FOB成交，由買方負責派船接運貨物，賣方應在合同規定的裝運港和規定的期限內，將貨物裝上買方指定的船隻，並及時通知買方。在實際交易中，買方都會委託賣方來幫助租船定倉，交保險等，也就是准CIF,買方會另行支付給賣方額外費用！貨物在裝船時越過船舷，風險即由賣方轉移至買方。
FAS（Free Alongside Ship）（船邊交貨；船側就岸交貨）
船邊交貨貿易術語，英文為Free Alongside ship(named port of shipment)即船邊交貨(指定裝運港)，縮寫為FAS。它指賣方在指定的裝運港碼頭或駁船上把貨物交至船邊，從這時起買方須承擔貨物滅失或損壞的全部費用和風險， 另外買方須辦理出口結關手續。
FCA（Free Carrier）交至承運人（......指定地點）
FCA是free carrier也就是「貨交承運人（??指定地點）」是指賣方只要將貨物在指定的地點交給買方指定的承運人，並辦理了出口清關手續，即完成交貨
C&F（Cost and Freight）（成本加運費）後改為CFR（對外貿易的實際操作中也有很多客人喜歡用CNF來表示C&F,實際上只是把符號&換成N, 意思是一樣的)
8、外貿公司管理制度
外貿公司管理制度如下：
制定公司日常行為規范章程，合理約束規范員工行為；
制定相應的獎罰制度，有效地約束、激勵員工對工作的態度；
定期提名優秀員工獎，提高員工爭優奪先的積極性；
業余開辦對員工增加技能的學習班，提高員工技術水平；
成立員工代表大會，鼓勵員工積極參加企業的規劃和發展；
創建企業文化，提倡求真務實的工作作風，提高工作效率；提倡厲行節約，反對鋪張浪費；倡導員工團結互助，同舟共濟，發揚集體合作和集體創造精神