1、外貿函電信函格式
一般外貿信函具有七個基本組成部分:信頭、日期、信內地址、稱呼、正文、結尾敬語和落款簽字。當然可能還有其他部分如:事由標題、附件和抄送等 。
1、信頭、日期和信內地址通常, 信頭位於信函上方的中間或者左邊, 包含發信人公司的名稱、地址、電話號碼和電子郵件地址等信息。日期則位於信頭下一行或兩行, 靠左, 英美兩國日期排列順序不同, 英國的順序是日、月、年。信內地址是收信人的聯系方式, 在日期下至少兩行 。
2、稱呼稱呼位於信內地址下兩行, 有不同的形式, 根據發信人和收信人之間的關系選擇不同的稱呼形式 。
3、正文外貿函電的正文一般包括三部分:開始, 正文和結尾 。在開始部分說明寫信目的, 如之前有過通信, 還會提及之前相關信函 。實際信息部分闡明寫信的具體目的、要求或希望 。結尾則表達美好願望或感謝之情 。
2、外貿函電的寫作技巧
寫作商務信函並不要求您使用華麗優美的詞句。所有您需要做的就是，用簡單朴實的語言，准確的表達自己的意思，讓對方可以非常清楚的了解您想說什麼。圍繞這一點，我們總結了幾方面的內容，希望對您寫作商務信函有借鑒作用。
1、口語化
每一封信函的往來，都是您跟收信人彼此之間的一次交流。人都是感性的，所以您需要在您的信函里體現感性的一面。然而很多人都有一種誤解，以為寫作商務信函就應該用一種特殊的「生意腔」，於是把一封本來應該是熱情而友好的信函寫得呆板而死氣沉沉。他們寧願寫「Your letter has been received」，「Your complaint is being looked into」而不是「I have received your letter」或者「We are looking into your complaint」。其實我們簡單的來理解一下，每次信函的往來不就是跟對方進行了一次交談嗎？只不過是把交談的內容寫到了紙上而已。多用一些簡單明了的語句，用我/我們做主語，這樣才能讓我們的信函讀起來熱情，友好，就象兩個朋友之間的談話那樣簡單，自然，人性化。
2、語氣語調
由於您寫的信函都是有其目的性的，所以您信函里所採用的語氣語調也應該符合您的目的。在寫之前先不妨仔細考慮一下，您寫這封信函是想達到一個什麼樣的目的，您希望對收信人產生一種怎樣的影響呢？是歉意的，勸說性的，還是堅決的，要求性的。這完全可以通過信函中的語氣語調來表現。
3、禮貌
我們這里所說的禮貌，並不是簡單用一些禮貌用語比如your kind inquiry, your esteemed order等就可以的。而是要體現一種為他人考慮，多體諒對方心情和處境的態度。如果本著這樣的態度去跟別人交流，那麼就算您這次拒絕了對方的要求，也不會因此失去這個朋友，不會影響今後合作的機會。
特別要注意，當雙方觀點不能統一時，我們首先要理解並尊重對方的觀點。如果對方的建議不合理或者對您的指責不公平時，請表現一下您的高姿態，您可以據理力爭，說明您的觀點，但注意要講究禮節禮貌，避免用冒犯性的語言。
還要提醒一點，中國人有句話叫做「過猶不及」。任何事情，一旦過了頭，效果反而不好。禮貌過了頭，可能會變成阿諛奉承，真誠過了頭，也會變成天真幼稚。所以最關鍵的還是要把握好「度」，才能達到預期的效果。
4、簡潔
就象前面提到的，要用簡潔朴實的語言來寫信函，讓您的信函讀起來簡單，清楚，容易理解。用常見的單詞，避免生僻或者拼寫復雜的單詞。一個單詞可以表達，就不要用片語。多用短句，因為短句更容易理解。少用「and」，「but」，「however」，「consequently」這些讓句子變得冗長的連詞。在同一封信函里，不要使用多個相同含義的單詞。比如，您前面寫了「goods have been sent」，那後面再提到這件事時就不要再用其他單詞如「forward」「dispatch」等。因為這樣寫會誤導您的讀者無謂地去考慮這些詞之間是否另有含義。
5、回復迅速及時
給買家的回復，千萬要迅速及時。因為買家通常只看最先收到的幾封回復，從中去選擇合適的供應商。如果您的回復不夠及時，就可能因為搶不到先機而失去商機。
6、標題
這一點是特別針對寫電子郵件的。也許很多人都沒有意識到，事實上，E-mail的標題是很重要的一個部分，您的郵件給對方的第一個印象就是通過標題來完成的。如果標題沒有內容，看起來象群發的垃圾郵件的話，很多買家就會直接刪除。比如這樣的標題「How are you?」 ，「Can we work together?」，建議您改成「Proposal: Bright Ideas Imports--Zhejiang Textile』s Partnership Opportunity」或者「Introction: Our Proct Offerings for Bright Ideas Imports.」這樣您的郵件會顯得更加專業。
7、精確
當涉及到數據或者具體的信息時，比如時間，地點，價格，貨號等等，盡可能做到精確。這樣會使交流的內容更加清楚，更有助於加快事務的進程。
8、針對性
請在郵件中寫上對方公司的名稱，或者在信頭直接稱呼收件人的名字。這樣會讓對方知道這封郵件是專門給他的，而不是那種群發的通函，從而表示對此的重視。當然，如果您無法確定收信人的名字，那就在稱呼一欄里寫「Dear Sirs」 or 「Dear Sir or Madam」。
3、關於外貿函電中的日期問題
這個簡單，我是做外貿的，天天接觸外貿信函。
Letter head ,是兩個詞，不是一個，它是專信頭的意思，它下面屬的日期是發信日期，如果寫信日期與發信日期不一致的話，外國人會在最後祝福語和個人簽名底下加上寫信日期，但大多數時候不寫，因為涉及到法律效力的只有發信日期和實際到達你處的到達日期，和寫信日期沒什麼關系了，